Digitalisierung: Ein alter Hut?

„Noch ein Artikel über die Digitalisierung?“, wird sich nun manch eine(r) fragen. Ja, denn die Digitalisierung ist ein unverzichtbares Thema infolge des technischen Fortschritts. Um wettbewerbsfähig zu sein und zu bleiben, scheint es unumgänglich, auf den digitalen Zug aufzuspringen. Die Digitalisierung ist viel diskutiert – sei es auf Kongressen, Blogs oder Nachrichtenportalen – und dennoch scheint sie nicht überall angekommen zu sein. Oder doch?

Digitalisierung
Quelle: kaboompics

Ins Überlegen kam ich durch einen Artikel, den ich vor einiger Zeit in der Zeitschrift w&v entdeckt habe. Dort befand sich ein interessantes Interview mit dem Zukunftsforscher Matthias Horx. Anlässlich des veröffentlichten Zukunftsreports 2017 sprach er über künftige Entwicklungen, die in diesem Jahr, aber auch in den nächsten Jahren eine Rolle spielen werden. Ein Thema darunter war auch die Digitalisierung. Seine Meinung dazu:

Sie [die Digitalisierung] wird falsch und übertrieben eingeschätzt […]. Eigentlich ist Digitalisierung ein alter Hut, Computer und Rationalisierung verändern seit zwanzig, dreißig Jahren die Arbeitswelt. Aber heute wird Digitalisierung immer mit gigantischen Disruptionen gleichgesetzt, mit dem Zusammenbruch ganzer Märkte. Das ist übertrieben, Digitalität ist einfach nur ein gutes Instrument, das man nicht nur zur Rationalisierung, sondern auch zur Ermächtigung von Kunden und Mitarbeitern einsetzen kann. Die Horrorgeschichte, dass demnächst alle Jobs durch Roboter ersetzt werden, ist Blödsinn. Gerade in den Dienstleistungssektoren, im kreativen Bereich spielt der Mensch auch künftig die Hauptrolle.

Eine steile These, könnte man im ersten Augenblick denken. Doch da ist durchaus was dran, denn wenn man es recht betrachtet: Natürlich, die Digitalisierung ist kein Produkt der letzten zehn Jahre. Schon weitaus früher hat sie ihren Lauf genommen, Computer sind schon seit Jahrzehnten im Einsatz, um das nur mal als Beispiel zu nennen. Und doch ist sie präsenter denn je und, so scheint es, für viele Unternehmen bzw. Branchen noch Neuland und keineswegs ein alter Hut. Ganz im Gegenteil: Sie stehen gerade mal an Anfang mit der Digitalisierung, wenn überhaupt.

Ein Beispiel

So zeigte ein TV-Bericht im MDR kürzlich, dass laut Handwerkskammer Erfurt die Digitalisierung im Handwerk nur schleppend voranginge. Dazu gehören auch die persönlichen Dienstleistungen, wie das Friseurgewerbe, so Thomas Malcherek, Hauptgeschäftsführer der Handwerkskammer Erfurt. Insbesondere im Kundenkontakt und in der Kundenpflege gäbe es Nachholbedarf und gleichzeitig Potenzial durch Smartphones, Internet und Co.

Veränderungen im Zuge der Digitalisierung

Fakt ist: Die Digitalisierung hat eine Vielzahl von Märkten und überhaupt unser gesamtes Leben in großen Teilen verändert und tut es immer noch. Nicht nur die Produkte und Dienstleistungen unterliegen im Rahmen der Digitalisierung (d. h. durch den Einsatz digitaler Medien und des Internet) Veränderungen, sondern auch die damit verbundenen Geschäftsprozesse, Strukturen und Strategien. Kurzum: die Digitalisierung beeinflusst das gesamte Fundament innerhalb eines Unternehmens. Dazu gehört ebenso das Denken, weil mit ihr neue Anforderungen einhergehen und es dafür notwendig ist, sich an diesen Veränderungen entsprechend auszurichten.

Die Angst vor der Digitalisierung

Dass das für das ein oder andere Unternehmen teilweise überwältigend sein kann, wundert nicht. Oft tun sich Unternehmen noch schwer mit dem Thema. Ohne Frage: Es ergeben sich durchaus auch Risiken mit der Digitalisierung, doch an dieser Stelle knüpfe ich in ähnlicher Weise an Horx‘ Gedanken an: Unternehmen sollten dennoch keine Angst vor ihr haben. Anstatt von den schlimmsten aller Möglichkeiten auszugehen (Marktzusammenbruch, Wegfall von Arbeitsplätzen, …) ist es sinnvoller, sich bewusst zu machen, dass die Digitalisierung viele Vorteile in der täglichen Arbeit mit sich bringen kann, indem zum Beispiel Arbeitsprozesse vereinfacht werden, die Kommunikation zu Kunden, Partnern und Mitarbeitern erleichtert wird (Stichwort: Vernetzung) oder auch gänzlich neue Arbeitsplätze entstehen.

Aktive Mitgestaltung

Letztendlich müssen sich Unternehmen von der Sicht befreien, dass Digitalisierung etwas ist, dass unkontrolliert über sie hereinbricht. Es liegt in der Hand eines jeden Unternehmens, aktiv an der Digitalisierung mitzuarbeiten. Ein „ob, Digitalisierung eingesetzt wird“, steht hier fast außer Frage, denn eines ist klar: Auch wenn sie für Horx ein „alter Hut“ ist, so ist die Digitalisierung ein Thema, das nicht nur heute, sondern auch in der Zukunft eine wichtige Rolle spielen wird. Und ja, vielleicht ist es gut, „das Digitale“ lediglich als ein Instrument zu betrachten. Schließlich können Unternehmen selbstbestimmt darüber entscheiden, für welche Zwecke sie digitale Technologien und Medien einsetzen wollen. Auf diese Weise ist es möglicherweise sogar leichter, Veränderungen anzustoßen und das Ganze nicht als unüberwindbares Hindernis anzusehen. Und das wäre doch schon mal ein guter Schritt.

Was denkt Ihr dazu? Ist Digitalisierung ein alter Hut oder doch eher Neuland? Wir sind gespannt auf Eure Meinungen!

Euer Scitotec-Team

Die agile Organisation: Mehr als nur Beweglichkeit

Auch wenn das neue Jahr schon ein paar Tage alt ist, ist es immer noch frisch genug, um Euch alles Gute zu wünschen! Wir hoffen, Ihr habt schön gefeiert und seid nach dem Trubel wieder gut im Alltag angekommen.

Das neue Jahr starten wir direkt mit einem spannenden Thema, wie wir finden. Es geht um die agile Organisation, die wir Euch heute genauer vorstellen möchten. Wir zeigen nicht nur, was eine agile Organisation konkret ausmacht, sondern auch welche Effekte und Herausforderungen sie mit sich bringt.

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Quelle: William Hook, unsplash

Agil sein im Allgemeinen ist in aller Munde und vor allem in den letzten Jahren zu einem großen Trend im Unternehmenskontext geworden. Denn wer will es nicht sein: „von großer Beweglichkeit zeugend, regsam und wendig“? (Erklärung lt. Duden) Das Gegenteil ist sicherlich nur wenig erstrebenswert und so setzen vor allem IT-Unternehmen zunehmend auf agile Methoden. Der Grund dafür liegt recht nahe: Unternehmen sind mit wachsendem Druck konfrontiert, der vor allem mit der fortschreitenden Digitalisierung und Globalisierung einhergeht. Innovative Lösungen müssen her, um der rasanten Geschwindigkeit standhalten zu können.

Vor einigen Jahren hat sich das Prinzip der agilen Entwicklung in der Softwarebranche allmählich etabliert. Dort hat man mit Scrum und Kanban Tools für sich entdeckt, um IT-Projekte schneller und effizienter zu bearbeiten. Doch längst spricht man nicht mehr nur von der Softwareentwicklung, in der agile Methoden zum Einsatz kommen. Weiterführend ist sogar von einer agilen Organisation die Rede. Denn schließlich betrifft Agilität nicht nur einzelne Abteilungen, sondern ganz vielfältige Teile einer Organisation. Demnach kann sie sich auch auf Anwendungsfelder beziehen, in deren Mittelpunkt beispielsweise die Führungskultur oder der Umgang mit komplexen Strukturen oder Prozessen stehen. Mögliche Ansätze liefern Methoden wie Design Thinking oder Lean Startup.

Doch wie sieht nun eigentlich eine agile Organisation aus und welche Vorteile hat sie?

Neben der Anwendung agiler Arbeitsmethoden, die weiter oben bereits angesprochen wurden, zeichnen sich agile Organisationen durch zwei wesentliche Punkte aus:

  • flache Hierarchien: Statt eines feinteiligen Organisationsaufbaus, der den Mitarbeitern jeweils feste Kompetenz- und Aufgabenbereiche vorgibt, setzen flache Hierarchien auf eine Kompetenzaufteilung auf mehrere Mitarbeiter gleichzeitig. Der Vorteil ist, dass Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung erhalten. Bedingt durch kurze Kommunikationswege ist es außerdem möglich, Angelegenheiten ohne komplizierte Umwege und Zwischenstufen klären. Nicht zuletzten ist das Unternehmen im Gesamten durch den eher einfachen Organisationsaufbau deutlich flexibler in seinem Handeln und Entscheiden.
  • Selbstorganisation: Meist bedingt das eine das andere. So auch hier. Wie schon im Punkt zuvor angesprochen, geht mit flachen Hierarchien in der Regel mehr Verantwortung einher, die schließlich den Mitarbeitern zuteil wird. Die Selbstorganisation knüpft daran an. Im Kern geht es darum, dass Mitarbeiter in der Lage sind, selbständig Entscheidungen zu treffen und übergreifende Verantwortung für Aufgaben zu übernehmen. Die Organisation des Teams erfolgt dabei nicht wie im klassischen Verständnis durch einen festen Leiter, der die Aufgaben und Verantwortlichkeiten vorgibt und verteilt, sondern weitgehend durch die Mitarbeiter selbst, die mit bestimmten Fähigkeiten und Rollen ausgestattet sind.

Theorie vs. Praxis

Was in der Theorie recht einfach klingt, ist in der Praxis oft alles andere als leicht umsetzen. Agil sein bedeutet schließlich nicht nur, sich den entsprechenden Methoden und Instrumenten zu bedienen und diese anzuwenden, nein, agil sein bringt vor allem Veränderungen in der Denkweise der Mitarbeiter mit sich. Der Grundvoraussetzung für eine Gelingen sind gemeinsame Werte und Prinzipien, die eine Orientierung geben, in welche Richtung sich das Unternehmen bewegt. Zuguterletzt gilt es für jeden Einzelnen, diese Werte nicht nur zu wahrzunehmen, sondern auch wirklich zu leben. Nur wenn alle Beteiligten dahinterstehen, können auch entsprechende Instrumente und Tools im Praxiseinsatz funktionieren. Zu den wichtigsten Werten gehören:

  • Commitment
  • Einfachheit
  • Feedback
  • Fokus
  • Kommunikation
  • Mut
  • Offenheit
  • Respekt

Klingt plausibel?

Ist es auch – zumindest zum Teil. Denn gerade wenn Unternehmen lange Zeit genau nicht nach diesen Werten gelebt haben, kann es eine große Herausforderung darstellen, diese neuen Denkweisen zu verinnerlichen und tatsächlich agil zu sein. Gewohnheiten lassen sich nicht eben mal ändern. Um die Mitarbeiter daher an die neuen Arbeitsweisen heranzuführen, kann ein entsprechendes Training für die Mitarbeiter im Vorfeld, aber auch während dessen von Vorteil sein.

Wichtig ist zudem: Agile Methoden sind kein Pauschalrezept und erbringen nicht in jedem Unternehmen und in jedem Bereich die gleichen Resultate. Wenn die jeweiligen Besonderheiten der Einsatzbereiche beachtet werden, können agile Methoden durchaus gute Resultate leisten. Sie müssen jedoch immer im unternehmensspezifischen Kontext angewendet und zu Eigen gemacht werden. Ein Tipp ist deshalb an dieser Stelle, vorher genau zu überlegen, was erreicht werden möchte, welche Ressourcen zur Verfügung stehen (z.B. personell, zeitlich) und welche Arbeitsweisen zum Team und natürlich letztlich zur Organisation im Gesamten passen. Und das sollte bestenfalls nicht im Stillen passieren, sondern im Austausch mit allen Mitarbeitern.

Und nun seid Ihr dran: Welche Erfahrungen habt ihr mit agilen Arbeitsweisen gemacht – sei es in einzelnen Bereichen, wie in der IT, oder im gesamten Unternehmen? Lasst es uns gern Eure Meinung da.

Bis bald, Euer Scitotec-Team

Frohe Weihnachten!

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365 Tage sind fast vorbei und ähnlich wie in den Vorjahren sind diese wieder wie im Flug vergangen. Für die meisten heißt es jetzt: die letzten Geschenke einpacken, den Weihnachtsbaum schmücken und die Zeit im Kreise der Lieben verbringen.

In diesem Sinne wünschen wir Euch besinnliche Weihnachtsfeiertage! Genießt die Stunden und rutscht gut ins neue Jahr 2017!

Bis bald,

Euer Scitotec-Team

Scitotec-Weihnachtsfeier 2016

Na, seid Ihr schon in Weihnachtsstimmung? Wir sind es auf jeden Fall, denn dafür gibt es auch einen guten Grund: Gestern zum Nikolaustag fand unsere kleine aber feine Weihnachtsfeier statt.

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Zu elft ging es dieses Mal ins Restaurant „Zum Goldenen Schwan“ in Erfurt, wo wir es uns für die nächsten Stunden gemütlich machten. Bei gutbürgerlicher Küche, selbstgebrautem Bier und leckeren Weihnachtsgerichten wurde nicht für nur Weihnachtsflair gesorgt, sondern auch reichlich unser Gaumen verwöhnt. Hier ließen wir den Tag gemeinsam bei guter Laune und viel Spaß ausklingen. 🙂

In diesem Sinne wünschen wir Euch noch eine schöne Woche!

Euer Scitotec-Team

[Rückblick]: Branchentag der Thüringer Kreativwirtschaft 2016

Letzten Mittwoch war es soweit: am 31.08.2016 fand der Branchentag der Thüringer Kreativwirtschaft in Erfurt statt. Dazu lud die Thüringer Agentur für Kreativwirtschaft (THAK) ein und bot für alle, die selbst in der Kreativwirtschaft tätig sind oder sich dafür interessieren, eine Plattform zum Austauschen und Vernetzen, aber auch dafür, um die Kreativwirtschaft noch stärker ins Bewusstsein zu rufen. Eine gute Chance, die wir uns nicht entgehen lassen wollten. So waren wir neben 13 anderen Unternehmen mit an der Minimesse beteiligt, die sich über den ganzen Tag erstreckte. Doch beginnen wir von vorne.

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Unser Stand auf der Minimesse

Noch bevor der offizielle Eröffnung begann, wurde der Branchentag von Hannes Mehring – Geschäftsführer der CrowdArchitects – mit dem Gründer- und Medienfrühstück eingeläutet. Hier gab es von 9 bis 12 Uhr nicht nur eine Stärkung, sondern auch die Gelegenheit, mit den anderen ins Gespräch zu kommen. In Gruppenarbeiten wurde schließlich auch der Frage nachgegangen, unter welchen Rahmenbedingungen Kreativunternehmen in Thüringen arbeiten. Die Ergebnisse wurden dann am Nachmittag im Couchtalk aufgegriffen und diskutiert.

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Ergebnisse aus der Gruppenarbeit im Rahmen des Gründer- und Medienfrühstücks

Nachdem sich gegen 12 Uhr peu à peu der Großteil der Teilnehmer einfand, eröffnete Norman Schulz, der Projektleiter der THAK, die Veranstaltung offiziell. Im Anschluss sprach auch Wolfgang Tiefensee, Thüringer Minister für Wirtschaft, Wissenschaft und Digitale Gesellschaft, in seinem Grußwort über die Kreativwirtschaft in Thüringen. Dabei stellte er fest, dass es schwer sei, sie überhaupt zu fassen. Immerhin bestünde sie aus vielfältigen Bereichen wie IT, Design, Film, Musik und Text, die außer das „Siegel“ der Kreativwirtschaft, sonst weniger Gemeinsamkeiten haben. Oder?

Was also macht die Branche aus?

Das kreative Potenzial in Thüringen gilt es zu nutzen und auszubauen, da sind sich alle einig. Tiefensee fuhr fort, dass nicht nur die Großunternehmen in Ballungsgebieten wie Hamburg und Berlin kreativen In- und Output böten, sondern auch kleine und mittelständische Unternehmen in der Region. Allein in Thüringen haben ca. 90 % der Thüringer Unternehmen weniger als 10 Mitarbeiter.

Carsten Meyer von ART-KON-TOR in Jena knüpfte in seinem anschließenden Impulsvortrag an, dass es neben dem schöpferischen Akt auch die innovative Fähigkeit bräuchte, um wirklich kreativ zu sein. Im Couchtalk wurden unter anderem diese Aspekte nochmal in einer Fünferrunde aufgegriffen und genauer besprochen, bevor es dann zu den einzelnen Werkstätten ging.

Pausen gab es natürlich auch und die wurden gut genutzt, um sich auszutauschen oder die Aussteller bei der Minimesse zu besuchen. Wir hatten unseren Stand direkt in der Cafeteria, sodass wir uns mitten im Geschehen befanden. Der Branchentag bot für uns den perfekten Anlass, um unsere neue App SmartEcho vorzustellen. Mit der App wird es dem Nutzer ermöglicht, Feedback innerhalb von kürzester Zeit an einen Service-Anbieter zu schicken. Das Ganze erfolgt nicht nur in eine Richtung, sondern auch wieder zurück. Das heißt, auf das Feedback wird auch reagiert, so unsere Idee.

Anhand einiger Anwendungsfälle, die wir demonstriert haben, konnten wir so den Interessenten zeigen, was das Prinzip hinter SmartEcho und wie vielfältig einsetzbar das System ist. So kam u.a. ein Fahrkartenautomat zum Einsatz (ja, wir waren die mit der Eisenbahn ;)). Denn wer stand nicht schon mal vor dem Problem, dass der Automat kaputt ist und man nicht so richtig weiß, an wen man sich wenden soll oder ob es sich überhaupt lohnt bei einer Hotline anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben. Denn selbst dann ist nicht sichergestellt, ob sich direkt jemand um mein Anliegen kümmert. Hier setzt SmartEcho an. Möglich macht es u.a. ein QR-Code, der sich am Objekt (in unserem Fall am Fahrkartenautomaten) befindet. Über diesen gelangt der Nutzer zu einem Eingabeformular, in welchem er relevante Informationen zum Problem mitteilen kann. Nach Absenden des Feedbacks wird das Anliegen über ein Ticketsystem vom Serviceanbieter verwaltet. Dieser kümmert sich und kann direkt auf die Problemmeldung reagieren.

Gegen 17 Uhr wurde im Debattierclub nochmal der Tag Revue passiert. Insgesamt empfanden wir den Branchentag als sehr gelungen. Er bot eine gute Plattform, um Themen aus der Kreativwirtschaft, aber auch die Kreativwirtschaft selbst zu diskutieren. Fest steht: Die Kreativwirtschaft ist eine Schlüsselrolle für die wirtschaftliche Entwicklung in Thüringen. Doch gleichzeitig muss sie noch stärker in der Wahrnehmung verankert werden, damit deutlich wird, wie wichtig sie wirklich ist. Der Branchentag hat in diese Richtung einen tollen Impuls gegeben! Danke an dieser Stelle! 🙂

Wir wünschen euch eine schöne Woche!

Euer Scitotec-Team

P.S. Wenn ihr weitere Informationen zu unserer App SmartEcho haben möchtet, schaut doch einfach mal auf unserer Website vorbei. Aber auch wir stehen euch natürlich jederzeit für Fragen und Hinweise zur Verfügung.

Und zum Abschuss kommen hier noch ein paar Eindrücke vom Branchentag.

Rückblick: Mitarbeiter-Event 2016 mit Partner DB Training

„Et woa schee matta, ewwa wai as et römm

Das war moselfränkisch und bedeutet so viel wie: Es war schön mit dir, aber nun ist es vorbei.“ Das sagt jedenfalls das Wörterbuch. Warum ich jetzt moselfränkisch schreibe? Ganz einfach: Weil es vor zwei Wochen an die Mosel ging und es, wie der Satz schon sagt, sehr schön war, aber es nun doch schon vorbei ist.

Dort hat vom 6. bis 8. Juni das Mitarbeiter-Event von unserem Partner DB Training stattgefunden. Bereits seit 2014 arbeite ich (Bianca) im Team mit, genauer gesagt im Projekt PRiME und bin dort für die Projektkommunikation zuständig. Das heißt, ich schreibe unter anderem Blogeinträge, bearbeite Präsentationen und übernehme die Aufgaben, die mit der internen und externen Kommunikation vom Projekt zu tun haben. Und so kam es, dass 18 Kollegen von DB Training und ich die Mosel-Gegend unsicher machten.

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Panorama in Bernkastel-Kues an der Mosel

Tag 1

Unser erste Adresse und gleichzeitig Treffpunkt war Trier, die älteste Stadt Deutschlands. Nachdem am Nachmittag alle peu à peu eintrafen, im Hotel eincheckten und noch ein kurze Verschnaufpause hielten, ging es weiter zur Stadttour. Unser Stadtführer war unser Kollege Gerd, der – so schien es – nie etwas anderes gemacht hat. Er plauderte aus dem Nähkästchen und zeigte uns die wichtigsten Sehenswürdigkeiten in Trier. Ein paar Stationen später (u.a. Porta Nigra, Marktplatz, Dom, Konstantinbasilika) peilten wir unser letztes Ziel für den Tag an: das Palais Kesselstadt. Das Wetter spielte super mit, bis zu dem Zeitpunkt als wir unsere Weinprobe antreten wollten. Gerade auf der schönen Terrasse platziert, goss es wie aus Eimern. Schnurstracks ging es also ins Gasthaus hinein, direkt an die Quelle: den Weinkeller. Auch nicht schlecht. 😉 Hier wurden wir insgesamt mit sieben verschiedenen Weinen – von trocken bis lieblich – verköstigt und lernten nebenbei noch allerhand über die Welt der Weine kennen. Was davon hängengeblieben ist, ist wiederum eine andere Sache. 😉 Im Gasthof ließen wir den Abend gemütlich ausklingen, denn am nächsten und übernächsten Tag stand ja schon die Radtour bevor, für die wir alle fit sein mussten.

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Aussicht auf Trierer Palastgarten mit Park

Tag 2

Aus gesundheitlichen Gründen habe ich mich etwas zurückgehalten und bin leider nicht mitgefahren. Aber vielleicht hole ich das nochmal nach. Während die anderen sich also von Trier bis nach Bernkastel-Kues – das war die nächste Station – abstrampelten, wartete ich schon mal im Hotel auf die Radler-Truppe. Bernkastel-Kues ist eine kleine Stadt, direkt an der Mosel, vor allem bekannt für seine Weine. Ein paar Stunden und 75 km später sind dann die ersten Radler am Cusanusstift eingetroffen, das wir als Nächstes besichtigen haben. In einer Führung bekamen wir interessante Einblicke in die Geschichte des Stifts. Geschafft vom Tag ging es abschließend zur Brauerei am alten Bahnhof, etwas essen und trinken, bevor sich am nächsten Tag erneut auf den Sattel geschwungen wurde.

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Aussicht auf Bernkastel-Kues

Tag 3

Das Ziel der letzten Etappe hieß Wittlich, ebenfalls eine Kleinstadt an der Mosel. Hier fuhren die anderen zunächst mit dem Bus von Bernkastel-Kues nach Daun und anschließend mit dem Fahrrad Richtung Wittlich. Auf dem Maare-Mosel-Radweg passierten die Kollegen eine tolle Landschaft und radelten auf der ehemaligen Bahntrasse entlang durch Tunnel und über Viadukte. Bei Gerd Zuhause in Wittlich war dann die Endstation. Zum Abschluss saßen wir hier noch gemütlich im Garten, bevor wir dann allmählich die Heimreise antraten.

Insgesamt hatten wir sehr schöne drei Tage! Alles war super organisiert und zudem war es schön, mal die anderen Kollegen von DB Traning kennenzulernen. Vielen Dank für das gelungene Event! 🙂

Euer Scitotec-Team (Bianca)

Zum Abschluss gibt es noch was zum Anschauen:

 

 

E-Mails: 5 Tipps zum richtigen Umgang

Bereits morgens nach dem Aufstehen wandert der Blick unmittelbar auf das mobile Endgerät. Im Büro geht es damit direkt am PC weiter und im Laufe des Tages ebenso. Wovon wir sprechen, ist das Abrufen von E-Mails. Viele von uns kennen den Drang, immer auf den neuesten Stand zu sein und alle Informationen abrufbereit zu haben. Doch genau das ist ein Fehler. Laut McKinsey & Company vergehen 28 % der Wochenarbeitszeit für das Lesen und Schreiben von E-Mails. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das 11,2 Stunden pro Woche und 2,24 Stunden pro Tag. Wir haben im Selbstversuch getestet, ob es sinnvoller ist, zu geregelten Zeiten die Mails abzurufen, oder ob es egal ist, ob man die Mails mehrmals täglich abruft. Dabei sind wir zu einem Ergebnis gekommen, das wir Euch anhand von Tipps zum Umgang mit E-Mails vorstellen möchten.

E-Mails
Der richtige Umgang mit E-Mails spart viel Zeit

Zeiten zum E-Mails checken festlegen

Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass es langfristig sinnvoller ist, wenn man sich feste Zeiten zum Checken der E-Mails festlegt. Das kann zum Beispiel zwei Mal am Tag sein, zu Beginn der Arbeit und kurz vor Feierabend. Wenn Ihr aber eine wichtige Mail erwartet, dann könnt Ihr natürlich auch zwischendurch im Postfach nachschauen, ob diese auch eingegangen ist.

E-Mails filtern

Wir haben außerdem bemerkt, dass es sich lohnt, die Mails vor dem Lesen und auch danach zu filtern. Dazu gibt es bestimmte Tools, wie SaneBox, Gmail Prority und ZeroMail. So können Mails vorab in Ordnern, wie zum Beispiel Kunde A, B, C, Newsletter, Kollegen etc., verschoben werden. Nachdem Ihr die Mails kurz kontrolliert habt, könnt Ihr diese in weitere Ordner filtern. Wir schlagen hierfür: „Beantworten“, „Bearbeiten“, „Später lesen“ und „Aufheben“ vor. In dem Ordner „Beantworten“ landen dann alle Mails, die noch beantwortet werden müssen. Bei „Bearbeiten“ befinden sich hingegen alle Mails, die bearbeitet, aber nicht beantwortet werden müssen. Bei „Später lesen“ können zum Beispiel Newsletter einsortiert und bei „Aufheben“ zu Guter letzt Bestellungen oder Kontoanmeldungen gespeichert werden.

Vorgehen beim Lesen

Die wichtigste Erkenntnis des Versuches war, dass man nicht alles stehen und liegen lassen sollte, um auf E-Mails zu antworten. Es lohnt sich als Erstes den SPAM zu löschen. Wenn es weniger als fünf Minuten dauert, dann kann eine Mail sofort beantwortet werden. Wenn man eine E-Mail jedoch einmal „angefasst“ hat, dann sollte man das Bearbeiten beziehungsweise Beantworten nicht auf später verschieben. Dafür zögert Ihr nur unnötig Zeit heraus und Ihr müsst Euch immer wieder neu einarbeiten. Der Ordner „Später lesen“ kann zum Beispiel einmal in der Woche abgearbeitet werden.

Die Antwortoptionen

Bei der Beantwortung von E-Mails habt Ihr mehrere Optionen zur Verfügung. Man kann sie direkt beantworten, archivieren und später beantworten, an jemand anderes delegieren und die Antwort aus einem Vorlagenordner auswählen. Dabei sollte man dem Empfänger das Lesen erleichtern. Das beginnt bei einem aussagekräftigen Betreff. Eine Mail sollte optimalerweise nicht länger als drei Sätze sein, wenn das unvermeidbar ist, dann könnt Ihr Aufzählungszeichen und Absätze verwenden. Bevor Ihr die E-Mail abschickt, ist es wichtig, zu prüfen, ob aus der Mail klar wird, worum es geht.

Netiquette beachten

Bei all den Tipps möchten wir Euch natürlich noch darauf hinweisen, dass Ihr dabei nicht die Netiquette vergessen solltet. Es ist zum Beispiel unhöflich, wenn Ihr den gesamten Inhalt in Großbuchstaben schreibt. Auch zu große Dateien, die das Postfach des Empfängers verstopfen könnten, sollten vermieden werden. Außerdem ist es wichtig, zu beachten, dass nicht jeder Empfänger eine HTML-E-Mail empfangen kann. Deshalb raten wir Euch, nur in Textform zu schreiben. Ein letzter wichtiger Tipp ist, dass Ihr wichtige E-Mails nicht ungefragt an Dritte weiterleiten solltet, weil Euer Gegenüber sich sonst übergangen fühlen könnte.

E-Mails vermeiden

Aber warum E-Mail schreiben, wenn sie auch vermieden werden können? Denn nicht selten wird der E-Mail-Gesprächsverlauf schnell unübersichtlich. Um das zu vermeiden, gibt es allerhand Alternativen zur klassischen E-Mail. In unserem Artikel: „Confluence, JIRA und HipChat: 3 Lösungen für eine bessere interne Kommunikation“ zeigen wir Euch ein paar.

Schlussendlich können wir sagen, dass es für uns sinnvoller ist, zum Checken der E-Mails bestimmte Zeiten festzulegen. Dabei kann es hilfreich sein, sich verschiedene Ordner anzulegen und diese nach und nach abzuarbeiten. Durch das Vorgehen konnten wir viel Zeit sparen, die durch das ständige Nachschauen im Postfach verloren gegangen wäre. Auch die Effektivität unserer Arbeit hat zugenommen, da wir nicht ständig aus unserem Workflow herausgerissen wurden. Durch die festgelegten Zeiten können wir unsere Arbeit genau darauf ausrichten.

Wir würden uns freuen, wenn Ihr Eure Erfahrungen dazu mit uns teilen würdet. Hinterlasst uns doch einfach einen Kommentar und berichtet von Eurem Wissen zu dem Thema.

Euer Scitotec Team

Confluence, JIRA und HipChat: Drei Lösungen für eine bessere interne Kommunikation

Ein Problem, das sicher viele von Euch kennen: Die interne Kommunikation und Zusammenarbeit wird oft durch lange Kommunikationswege erschwert und benötigt viel Zeit. Vor allem durch den Austausch von E-Mails geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die sinnvoller genutzt werden kann. Wir möchten Euch heute eine Lösung für diese Probleme vorstellen: Confluence, JIRA und HipChat. Die von dem australischen Unternehmen Atlassian entwickelten Softwares können auch Euch helfen, mehr Effizienz in Euren Arbeitsalltag zu bringen. Was es mit den Anwendungen auf sich hat, werden wir Euch nun vorstellen:

Confluence

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle:
http://blogs.atlassian.com/wp-content/uploads/confluence-5-screens-600.gif

Confluence ist ein firmeninternes Wiki, das derzeit 13200 Unternehmen in 108 Ländern nutzen. Es ist in großen und internationalen Unternehmen wie: IBM, Audi, Airbus, CERN oder der Deutschen Bahn vertreten. Confluence dient dazu, Arbeitsinhalte zu erstellen, organisieren und im Team zu besprechen. Es können beliebige Dokumente mit einem umfangreichen Editor im Webbrowser erstellt werden. Die Kollegen können zu den erstellten Inhalten Kommentare abgeben, und falls Ihr Zugriffsrechte gestattet, sogar bearbeiten. Das spart den Aufwand von unnötigen Mails. Wenn ein Kollege einen Kommentar hinterlassen oder das Dokument bearbeitet hat, dann werdet Ihr von Atlassian per Mail darüber informiert und könnt direkt nachsehen. Die einzelnen Abteilungen können in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden. Jeder Bereich kann seine eigene Seitenhierarchie und Zugriffsrechte besitzen.

Confluence ist für Non-Profit Organisationen gratis. Die Kosten der Lizenzen richten sich nach der Anzahl der User. Für den kommerziellen Zweck zahlt man den vollen Preis und in akademischen Bereichen nur die Hälfte. Genauere Informationen zu den Kosten findet Ihr auf der Website.

Die Lizenzen kann man aber nicht nur bei Atlassian erwerben, sondern auch bei Partnern in verschiedenen Ländern. Es gibt sozusagen ein weltweites Partner-Netz. Die Partner bieten zusätzliche Serviceleistungen, wie Installation, Wartung und Hosting an.

JIRA

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://de.atlassian.com/software/JIRA

Auch JIRA ist weltweit vertreten. Es wird von circa 14.500 Kunden in 122 Ländern eingesetzt, zum Beispiel von SAP, IBM, Nokia oder BMW. JIRA ist eine webbasierte Anwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und operativem Projektmanagement. Es wird in nicht-technischen Bereichen für das Aufgabenmanagement genutzt. Primär wird es jedoch in der Softwareentwicklung eingesetzt. Dort unterstützt es das Anforderungsmanagement, die Statusverfolgung und später den Fehlerbehebungsprozess. JIRA wird zum Beispiel für die Enwicklung des Anwendungsservers WildFly und der Frameworks Spring und Hibernate sowie zahlreichen Apache-Projekten genutzt. Gefüllt wird es mit Tickets, bestehend aus Projektzuordnung, einer Zusammenfassung, einem Typ, einer Priorität, einer Komponentenzuordnung oder mehreren und einem Inhalt.

Auch hier gibt es kostenlose Lizenzen für Open-Source-Projekte, gemeinnützige Einrichtungen, wohltätige Organisationen und Einzelpersonen. Ebenso werden die Lizenzen auch hier nicht nur von Atlassian, sondern auch von Partnern in verschiedenen Ländern vertrieben. Genauere Informationen findet Ihr auf der Website.

HipChat

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://www.hipchat.com/?_mid=2c9e86e756aa003f199e72de82c4b0a6&gclid=CLOkgO3evMkCFSLnwgodrHkH4w

HipChat ist eine gratis Plattform von Atlassian, die es ermöglicht, mit Euren Kollegen in einem Chatroom zu kommunizieren. HipChat gibt es für Mac, Windows, IOS, Android und sogar für Linux. Für diejenigen, die es nicht auf Ihren PC installieren wollen, gibt es auch eine Internet-App. Es gibt einige Specials, wie zum Beispiel individuelle Emoticons, Bots, animierte GIFs, Instagram-Feeds und Twitter-Benachrichtigungen.

Unterhaltungen erfolgen bei HipChat über eine sichere 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Zudem besitzt er die TRUSTe EU Safe Harbor-Zertifizierung.

Mit Hipchat können Kunden, Anbieter oder externe Personen in einen Chatraum eingeladen werden. Diese sehen dann nur das, was sie sehen dürfen und Ihr behaltet die Kontrolle. Dateien können vom Desktop, aus der DropBox, E-Mails oder anderen Quellen zur Verfügung gestellt werden. Dabei könnt Ihr Räume für Projekte, Teams, Kunden oder auch für Freizeitaktivitäten in der Mittagspause erstellen.

Zudem kann individuell festgelegt werden, ob Ihr von HipChat über neue Nachrichten informiert werden möchtet. Zum Beispiel mit einer Kombination aus In-App, E-Mail-, SMS- oder Push-Benachrichtigungen. HipChat kann einschließlich Text, Links, Dateien und anderen Inhalten nach Schlüsselwörtern durchsucht werden, da der gesendete Inhalt für immer gespeichert wird. Weitere Informationen findet Ihr auf der HipChat Website.

Falls Ihr Euch nun für eines der Atlassian-Produkte interessiert und noch Fragen habt, dann könnt Ihr Euch bei uns melden und Eure Fragen mitteilen. Wir führen die Produkte auch für unsere Kunden ein, betreiben sie und geben Trainings dazu. Mehr dazu erfahrt Ihr in unseren Flyern zu Confluence  und JIRA.

Euer Scitotec Team

Rückblick: IT-KoM 2016

Letzte Woche noch angekündigt und gestern war es nun soweit: Die 4. IT-Kontaktmesse „IT-KoM“ hat an der Fachhochschule in Erfurt stattgefunden. Für Studierende der Angewandten Informatik und zahlreiche Unternehmen, die ausgestellt haben, hieß das vor allem Kontakte knüpfen und sich über künftige Einstiegsmöglichkeiten zu unterhalten. Wie die letzten zwei Jahre zuvor, war Scitotec als Arbeitgeber und Aussteller auch dieses Jahr wieder mit von der Partie.

Vieles habt Ihr gefragt und vieles konnten wir, Bianca und Pascal, (hoffentlich) an unserem Stand beantworten. Auch in einem Vortrag erhielten wir noch einmal die Gelegenheit, uns genauer vorzustellen. Auf der Suche nach IT-Talenten sind wir mit etlichen Studis ins Gespräch gekommen – egal ob Praktikum, Werkstudium oder Abschlussarbeit. Wir haben uns sehr über das Interesse gefreut, das uns entgegengebracht wurde. Denn nicht nur den angehenden IT’lern bietet die IT-KoM eine gute Möglichkeit, sich zu informieren, auch wir können hier eine für uns wichtige Zielgruppe persönlich ansprechen.

An dieser Stelle sagen wir also ein herzliches Dankeschön an die Studierenden, aber auch an die Veranstalter, die die IT-KoM auf die Beine gestellt haben. Es war auch dieses Mal wieder eine gelungene Veranstaltung mit einer positiven Atmosphäre.

Hier ein paar Impressionen vom gestrigen Tag:

 

Wir wünschen Euch ein schönes Wochenende!

Euer Scitotec-Team

Scitotec auf der IT-Kontaktmesse 2016 – Sei dabei!

Kontakte sind das A und O im Berufsleben. Das gilt natürlich auch für IT-Studierende. Was würde da also besser passen als die IT-Kontaktmesse der Angewandten Informatik an der FH Erfurt? Diese findet in einer Woche, um genau zu sein am 21.04.2016 an der Fachhochschule in Erfurt statt. Auch wir von Scitotec sind wieder mit dabei und werden Euch Rede und Antwort stehen, wenn es um den Einstieg in die Web- und Softwareentwicklung geht.

IT-Kontaktmesse 2016
Quelle: FH Erfurt, Angewandte Informatik

Ihr IT-Studierenden seid also gefragt! Wenn Ihr nach einigen Semestern nun auch endlich Einblicke in die Praxis bekommen oder Ihr Euch nach einem Job informieren wollt, dann seid Ihr bei uns richtig. Ob Bachelor-/Masterarbeit, Praktikum oder Werkstudium – die Möglichkeiten sind vielfältig. Kommt einfach an unserem Stand vorbei, wir freuen uns auf einen Plausch mit Euch.

Hier nochmal alle Infos auf einen Blick:

  • Was? IT-Kontaktmesse 2016
  • Wann? 21.04.2016 von 10 bis 14 Uhr
  • Wo? Fachhochschule Erfurt, Altonaer Str. 25, 99085 Erfurt, Foyer Haus 8
  • Der Eintritt ist kostenfrei.

Bis bald,

Euer Scitotec-Team