Kategorie: Allgemeines

Scitotec-Weihnachtsfeier 2016

Na, seid Ihr schon in Weihnachtsstimmung? Wir sind es auf jeden Fall, denn dafür gibt es auch einen guten Grund: Gestern zum Nikolaustag fand unsere kleine aber feine Weihnachtsfeier statt.

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Zu elft ging es dieses Mal ins Restaurant „Zum Goldenen Schwan“ in Erfurt, wo wir es uns für die nächsten Stunden gemütlich machten. Bei gutbürgerlicher Küche, selbstgebrautem Bier und leckeren Weihnachtsgerichten wurde nicht für nur Weihnachtsflair gesorgt, sondern auch reichlich unser Gaumen verwöhnt. Hier ließen wir den Tag gemeinsam bei guter Laune und viel Spaß ausklingen. 🙂

In diesem Sinne wünschen wir Euch noch eine schöne Woche!

Euer Scitotec-Team

Rückblick: Mitarbeiter-Event 2016 mit Partner DB Training

„Et woa schee matta, ewwa wai as et römm

Das war moselfränkisch und bedeutet so viel wie: Es war schön mit dir, aber nun ist es vorbei.“ Das sagt jedenfalls das Wörterbuch. Warum ich jetzt moselfränkisch schreibe? Ganz einfach: Weil es vor zwei Wochen an die Mosel ging und es, wie der Satz schon sagt, sehr schön war, aber es nun doch schon vorbei ist.

Dort hat vom 6. bis 8. Juni das Mitarbeiter-Event von unserem Partner DB Training stattgefunden. Bereits seit 2014 arbeite ich (Bianca) im Team mit, genauer gesagt im Projekt PRiME und bin dort für die Projektkommunikation zuständig. Das heißt, ich schreibe unter anderem Blogeinträge, bearbeite Präsentationen und übernehme die Aufgaben, die mit der internen und externen Kommunikation vom Projekt zu tun haben. Und so kam es, dass 18 Kollegen von DB Training und ich die Mosel-Gegend unsicher machten.

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Panorama in Bernkastel-Kues an der Mosel

Tag 1

Unser erste Adresse und gleichzeitig Treffpunkt war Trier, die älteste Stadt Deutschlands. Nachdem am Nachmittag alle peu à peu eintrafen, im Hotel eincheckten und noch ein kurze Verschnaufpause hielten, ging es weiter zur Stadttour. Unser Stadtführer war unser Kollege Gerd, der – so schien es – nie etwas anderes gemacht hat. Er plauderte aus dem Nähkästchen und zeigte uns die wichtigsten Sehenswürdigkeiten in Trier. Ein paar Stationen später (u.a. Porta Nigra, Marktplatz, Dom, Konstantinbasilika) peilten wir unser letztes Ziel für den Tag an: das Palais Kesselstadt. Das Wetter spielte super mit, bis zu dem Zeitpunkt als wir unsere Weinprobe antreten wollten. Gerade auf der schönen Terrasse platziert, goss es wie aus Eimern. Schnurstracks ging es also ins Gasthaus hinein, direkt an die Quelle: den Weinkeller. Auch nicht schlecht. 😉 Hier wurden wir insgesamt mit sieben verschiedenen Weinen – von trocken bis lieblich – verköstigt und lernten nebenbei noch allerhand über die Welt der Weine kennen. Was davon hängengeblieben ist, ist wiederum eine andere Sache. 😉 Im Gasthof ließen wir den Abend gemütlich ausklingen, denn am nächsten und übernächsten Tag stand ja schon die Radtour bevor, für die wir alle fit sein mussten.

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Aussicht auf Trierer Palastgarten mit Park

Tag 2

Aus gesundheitlichen Gründen habe ich mich etwas zurückgehalten und bin leider nicht mitgefahren. Aber vielleicht hole ich das nochmal nach. Während die anderen sich also von Trier bis nach Bernkastel-Kues – das war die nächste Station – abstrampelten, wartete ich schon mal im Hotel auf die Radler-Truppe. Bernkastel-Kues ist eine kleine Stadt, direkt an der Mosel, vor allem bekannt für seine Weine. Ein paar Stunden und 75 km später sind dann die ersten Radler am Cusanusstift eingetroffen, das wir als Nächstes besichtigen haben. In einer Führung bekamen wir interessante Einblicke in die Geschichte des Stifts. Geschafft vom Tag ging es abschließend zur Brauerei am alten Bahnhof, etwas essen und trinken, bevor sich am nächsten Tag erneut auf den Sattel geschwungen wurde.

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Aussicht auf Bernkastel-Kues

Tag 3

Das Ziel der letzten Etappe hieß Wittlich, ebenfalls eine Kleinstadt an der Mosel. Hier fuhren die anderen zunächst mit dem Bus von Bernkastel-Kues nach Daun und anschließend mit dem Fahrrad Richtung Wittlich. Auf dem Maare-Mosel-Radweg passierten die Kollegen eine tolle Landschaft und radelten auf der ehemaligen Bahntrasse entlang durch Tunnel und über Viadukte. Bei Gerd Zuhause in Wittlich war dann die Endstation. Zum Abschluss saßen wir hier noch gemütlich im Garten, bevor wir dann allmählich die Heimreise antraten.

Insgesamt hatten wir sehr schöne drei Tage! Alles war super organisiert und zudem war es schön, mal die anderen Kollegen von DB Traning kennenzulernen. Vielen Dank für das gelungene Event! 🙂

Euer Scitotec-Team (Bianca)

Zum Abschluss gibt es noch was zum Anschauen:

 

 

E-Mails: 5 Tipps zum richtigen Umgang

Bereits morgens nach dem Aufstehen wandert der Blick unmittelbar auf das mobile Endgerät. Im Büro geht es damit direkt am PC weiter und im Laufe des Tages ebenso. Wovon wir sprechen, ist das Abrufen von E-Mails. Viele von uns kennen den Drang, immer auf den neuesten Stand zu sein und alle Informationen abrufbereit zu haben. Doch genau das ist ein Fehler. Laut McKinsey & Company vergehen 28 % der Wochenarbeitszeit für das Lesen und Schreiben von E-Mails. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das 11,2 Stunden pro Woche und 2,24 Stunden pro Tag. Wir haben im Selbstversuch getestet, ob es sinnvoller ist, zu geregelten Zeiten die Mails abzurufen, oder ob es egal ist, ob man die Mails mehrmals täglich abruft. Dabei sind wir zu einem Ergebnis gekommen, das wir Euch anhand von Tipps zum Umgang mit E-Mails vorstellen möchten.

E-Mails
Der richtige Umgang mit E-Mails spart viel Zeit

Zeiten zum E-Mails checken festlegen

Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass es langfristig sinnvoller ist, wenn man sich feste Zeiten zum Checken der E-Mails festlegt. Das kann zum Beispiel zwei Mal am Tag sein, zu Beginn der Arbeit und kurz vor Feierabend. Wenn Ihr aber eine wichtige Mail erwartet, dann könnt Ihr natürlich auch zwischendurch im Postfach nachschauen, ob diese auch eingegangen ist.

E-Mails filtern

Wir haben außerdem bemerkt, dass es sich lohnt, die Mails vor dem Lesen und auch danach zu filtern. Dazu gibt es bestimmte Tools, wie SaneBox, Gmail Prority und ZeroMail. So können Mails vorab in Ordnern, wie zum Beispiel Kunde A, B, C, Newsletter, Kollegen etc., verschoben werden. Nachdem Ihr die Mails kurz kontrolliert habt, könnt Ihr diese in weitere Ordner filtern. Wir schlagen hierfür: „Beantworten“, „Bearbeiten“, „Später lesen“ und „Aufheben“ vor. In dem Ordner „Beantworten“ landen dann alle Mails, die noch beantwortet werden müssen. Bei „Bearbeiten“ befinden sich hingegen alle Mails, die bearbeitet, aber nicht beantwortet werden müssen. Bei „Später lesen“ können zum Beispiel Newsletter einsortiert und bei „Aufheben“ zu Guter letzt Bestellungen oder Kontoanmeldungen gespeichert werden.

Vorgehen beim Lesen

Die wichtigste Erkenntnis des Versuches war, dass man nicht alles stehen und liegen lassen sollte, um auf E-Mails zu antworten. Es lohnt sich als Erstes den SPAM zu löschen. Wenn es weniger als fünf Minuten dauert, dann kann eine Mail sofort beantwortet werden. Wenn man eine E-Mail jedoch einmal „angefasst“ hat, dann sollte man das Bearbeiten beziehungsweise Beantworten nicht auf später verschieben. Dafür zögert Ihr nur unnötig Zeit heraus und Ihr müsst Euch immer wieder neu einarbeiten. Der Ordner „Später lesen“ kann zum Beispiel einmal in der Woche abgearbeitet werden.

Die Antwortoptionen

Bei der Beantwortung von E-Mails habt Ihr mehrere Optionen zur Verfügung. Man kann sie direkt beantworten, archivieren und später beantworten, an jemand anderes delegieren und die Antwort aus einem Vorlagenordner auswählen. Dabei sollte man dem Empfänger das Lesen erleichtern. Das beginnt bei einem aussagekräftigen Betreff. Eine Mail sollte optimalerweise nicht länger als drei Sätze sein, wenn das unvermeidbar ist, dann könnt Ihr Aufzählungszeichen und Absätze verwenden. Bevor Ihr die E-Mail abschickt, ist es wichtig, zu prüfen, ob aus der Mail klar wird, worum es geht.

Netiquette beachten

Bei all den Tipps möchten wir Euch natürlich noch darauf hinweisen, dass Ihr dabei nicht die Netiquette vergessen solltet. Es ist zum Beispiel unhöflich, wenn Ihr den gesamten Inhalt in Großbuchstaben schreibt. Auch zu große Dateien, die das Postfach des Empfängers verstopfen könnten, sollten vermieden werden. Außerdem ist es wichtig, zu beachten, dass nicht jeder Empfänger eine HTML-E-Mail empfangen kann. Deshalb raten wir Euch, nur in Textform zu schreiben. Ein letzter wichtiger Tipp ist, dass Ihr wichtige E-Mails nicht ungefragt an Dritte weiterleiten solltet, weil Euer Gegenüber sich sonst übergangen fühlen könnte.

E-Mails vermeiden

Aber warum E-Mail schreiben, wenn sie auch vermieden werden können? Denn nicht selten wird der E-Mail-Gesprächsverlauf schnell unübersichtlich. Um das zu vermeiden, gibt es allerhand Alternativen zur klassischen E-Mail. In unserem Artikel: „Confluence, JIRA und HipChat: 3 Lösungen für eine bessere interne Kommunikation“ zeigen wir Euch ein paar.

Schlussendlich können wir sagen, dass es für uns sinnvoller ist, zum Checken der E-Mails bestimmte Zeiten festzulegen. Dabei kann es hilfreich sein, sich verschiedene Ordner anzulegen und diese nach und nach abzuarbeiten. Durch das Vorgehen konnten wir viel Zeit sparen, die durch das ständige Nachschauen im Postfach verloren gegangen wäre. Auch die Effektivität unserer Arbeit hat zugenommen, da wir nicht ständig aus unserem Workflow herausgerissen wurden. Durch die festgelegten Zeiten können wir unsere Arbeit genau darauf ausrichten.

Wir würden uns freuen, wenn Ihr Eure Erfahrungen dazu mit uns teilen würdet. Hinterlasst uns doch einfach einen Kommentar und berichtet von Eurem Wissen zu dem Thema.

Euer Scitotec Team

Confluence, JIRA und HipChat: Drei Lösungen für eine bessere interne Kommunikation

Ein Problem, das sicher viele von Euch kennen: Die interne Kommunikation und Zusammenarbeit wird oft durch lange Kommunikationswege erschwert und benötigt viel Zeit. Vor allem durch den Austausch von E-Mails geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die sinnvoller genutzt werden kann. Wir möchten Euch heute eine Lösung für diese Probleme vorstellen: Confluence, JIRA und HipChat. Die von dem australischen Unternehmen Atlassian entwickelten Softwares können auch Euch helfen, mehr Effizienz in Euren Arbeitsalltag zu bringen. Was es mit den Anwendungen auf sich hat, werden wir Euch nun vorstellen:

Confluence

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle:
http://blogs.atlassian.com/wp-content/uploads/confluence-5-screens-600.gif

Confluence ist ein firmeninternes Wiki, das derzeit 13200 Unternehmen in 108 Ländern nutzen. Es ist in großen und internationalen Unternehmen wie: IBM, Audi, Airbus, CERN oder der Deutschen Bahn vertreten. Confluence dient dazu, Arbeitsinhalte zu erstellen, organisieren und im Team zu besprechen. Es können beliebige Dokumente mit einem umfangreichen Editor im Webbrowser erstellt werden. Die Kollegen können zu den erstellten Inhalten Kommentare abgeben, und falls Ihr Zugriffsrechte gestattet, sogar bearbeiten. Das spart den Aufwand von unnötigen Mails. Wenn ein Kollege einen Kommentar hinterlassen oder das Dokument bearbeitet hat, dann werdet Ihr von Atlassian per Mail darüber informiert und könnt direkt nachsehen. Die einzelnen Abteilungen können in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden. Jeder Bereich kann seine eigene Seitenhierarchie und Zugriffsrechte besitzen.

Confluence ist für Non-Profit Organisationen gratis. Die Kosten der Lizenzen richten sich nach der Anzahl der User. Für den kommerziellen Zweck zahlt man den vollen Preis und in akademischen Bereichen nur die Hälfte. Genauere Informationen zu den Kosten findet Ihr auf der Website.

Die Lizenzen kann man aber nicht nur bei Atlassian erwerben, sondern auch bei Partnern in verschiedenen Ländern. Es gibt sozusagen ein weltweites Partner-Netz. Die Partner bieten zusätzliche Serviceleistungen, wie Installation, Wartung und Hosting an.

JIRA

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://de.atlassian.com/software/JIRA

Auch JIRA ist weltweit vertreten. Es wird von circa 14.500 Kunden in 122 Ländern eingesetzt, zum Beispiel von SAP, IBM, Nokia oder BMW. JIRA ist eine webbasierte Anwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und operativem Projektmanagement. Es wird in nicht-technischen Bereichen für das Aufgabenmanagement genutzt. Primär wird es jedoch in der Softwareentwicklung eingesetzt. Dort unterstützt es das Anforderungsmanagement, die Statusverfolgung und später den Fehlerbehebungsprozess. JIRA wird zum Beispiel für die Enwicklung des Anwendungsservers WildFly und der Frameworks Spring und Hibernate sowie zahlreichen Apache-Projekten genutzt. Gefüllt wird es mit Tickets, bestehend aus Projektzuordnung, einer Zusammenfassung, einem Typ, einer Priorität, einer Komponentenzuordnung oder mehreren und einem Inhalt.

Auch hier gibt es kostenlose Lizenzen für Open-Source-Projekte, gemeinnützige Einrichtungen, wohltätige Organisationen und Einzelpersonen. Ebenso werden die Lizenzen auch hier nicht nur von Atlassian, sondern auch von Partnern in verschiedenen Ländern vertrieben. Genauere Informationen findet Ihr auf der Website.

HipChat

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://www.hipchat.com/?_mid=2c9e86e756aa003f199e72de82c4b0a6&gclid=CLOkgO3evMkCFSLnwgodrHkH4w

HipChat ist eine gratis Plattform von Atlassian, die es ermöglicht, mit Euren Kollegen in einem Chatroom zu kommunizieren. HipChat gibt es für Mac, Windows, IOS, Android und sogar für Linux. Für diejenigen, die es nicht auf Ihren PC installieren wollen, gibt es auch eine Internet-App. Es gibt einige Specials, wie zum Beispiel individuelle Emoticons, Bots, animierte GIFs, Instagram-Feeds und Twitter-Benachrichtigungen.

Unterhaltungen erfolgen bei HipChat über eine sichere 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Zudem besitzt er die TRUSTe EU Safe Harbor-Zertifizierung.

Mit Hipchat können Kunden, Anbieter oder externe Personen in einen Chatraum eingeladen werden. Diese sehen dann nur das, was sie sehen dürfen und Ihr behaltet die Kontrolle. Dateien können vom Desktop, aus der DropBox, E-Mails oder anderen Quellen zur Verfügung gestellt werden. Dabei könnt Ihr Räume für Projekte, Teams, Kunden oder auch für Freizeitaktivitäten in der Mittagspause erstellen.

Zudem kann individuell festgelegt werden, ob Ihr von HipChat über neue Nachrichten informiert werden möchtet. Zum Beispiel mit einer Kombination aus In-App, E-Mail-, SMS- oder Push-Benachrichtigungen. HipChat kann einschließlich Text, Links, Dateien und anderen Inhalten nach Schlüsselwörtern durchsucht werden, da der gesendete Inhalt für immer gespeichert wird. Weitere Informationen findet Ihr auf der HipChat Website.

Falls Ihr Euch nun für eines der Atlassian-Produkte interessiert und noch Fragen habt, dann könnt Ihr Euch bei uns melden und Eure Fragen mitteilen. Wir führen die Produkte auch für unsere Kunden ein, betreiben sie und geben Trainings dazu. Mehr dazu erfahrt Ihr in unseren Flyern zu Confluence  und JIRA.

Euer Scitotec Team

Automatisierung von Arbeitsprozessen: Erleichterung für den Alltag

Die Automatisierung hat bereits seit vielen Jahren Einzug in unser Leben erhalten. Automatisch öffnende Türen, Beleuchtung mit Bewegungsmeldern oder die automatisch regelnde Heizung: Durch die Weiterentwicklung der Technik wird unser Alltag immer weiter erleichtert. Ein russischer Entwickler machte sich seine Programmierkenntnisse zunutze und entwickelte einige kuriose Skripte, die auf der Programmierplattform Github in Umlauf sind. Dinge, die ihm mehr als 90 Sekunden seiner Zeit kosteten, wurden einfach automatisiert. So zum Beispiel die Antworten für Kunden, den Chef und sogar seine Frau. Mehr dazu findet Ihr auf t3n.

Automatisierung
Automatisierung durch Programmieren

Selbst wenn Ihr über keine Programmierkenntnisse verfügt, ist es möglich, auch an der Automatisierung teilzuhaben. Wir haben hier ein paar Beispiele, wie Ihr Eure Arbeitsprozesse automatisieren könnt.

Automatisierung von Social Media Beiträgen

Ihr kennt vielleicht auch das Problem, dass man nicht immer Zeit hat, seine Social Media-Kanäle zu pflegen. Doch auch hier bietet die Automatisierung eine Lösung. Es gibt zahlreiche Anwendungen, bei denen Ihr Zeit spart, indem Ihr die Beiträge vorplant. Auf unserem Coworking Blog haben wir bereits einige Tools vorgestellt. Wir nutzen zum Beispiel WordPress, um unsere Social Media-Kanäle zu verwalten. So können wir unsere Blogeinträge vorplanen, die dann bei der Veröffentlichung auch bei Facebook und Twitter gepostet werden.

PC-Einstellungen ändern

Wenn Ihr täglich oder für eine bestimmte Dauer mit ein und demselben Programm arbeitet, lohnt es sich, die PC-Einstellungen zu ändern. So kann zum Beispiel ein Programm, mit dem Ihr arbeitet, gleich beim Starten des PCs geöffnet werden. Doch es gibt noch viel mehr Möglichkeiten, die den PC automatisieren. Bei der Computerbild haben wir einige Tools gefunden, die Euch vielleicht interessieren könnten.

To-do-Listen

Jeder von uns hat bestimmt schon einmal eine handschriftliche To-do-Liste erstellt, aber nur wenige bis gar keine Punkte abgearbeitet. Das Problem dabei ist oft, dass wir nicht daran erinnert werden und viele Punkte einfach vergessen. Wie auch in unserem Coworking Blog schon beschrieben, gibt es Online-To-do-Listen, die Dich daran erinnern, welche Dinge noch zu erledigen sind. Das Erstellen kostet nicht viel mehr Zeit als handschriftliche Listen und erinnert zudem an die Aufgaben.

Interne Kommunikation automatisieren

Für unsere interne Kommunikation nutzen wir Confluence, JIRA und HipChat. Diese Tools sparen viel Zeit und bringen interessante Features mit sich. Bald kommt ein Blogeintrag zu dem Thema, in dem wir Euch mehr darüber erzählen.

Durch Automatisierung Energie und Geld sparen

Wie schon oben erwähnt, können Heizung, Licht und sogar die Kaffeemaschine automatisch per Smartphone oder Tablet eingestellt werden. So muss nicht unnötig Energie verschwendet werden, wenn niemand im Haus ist. Auch wir verwenden für unsere Beleuchtung automatische Bewegungsmelder, um Energie zu sparen.

Einen IT-Dienstleister aufsuchen

Nicht immer bieten Tools eine individuelle Lösung für Euer Problem oder Anliegen. Durch individuelle Software, flexible Standardlösungen im Vorgangs- und Wissensmanagement (JIRA/Confluence) und durch Beratung und Trainings helfen wir Mittelstands- und Konzernkunden, eine geeignete Lösung zu etablieren. Wir unterstützen Euch gern beim Einstieg in die Automatisierung.

Die Automatisierung bietet viele Vorteile. Ungeliebte Aufgaben werden durch IT-Lösungen übernommen, sodass man sich auf die Hauptaufgaben konzentrieren kann. So habt Ihr mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Falls Ihr noch Anregungen oder Tipps zu diesem Thema habt, dann hinterlasst uns doch ein Kommentar und berichtet uns davon. (Lächeln)

Euer Scitotec Team