Schlagworte: Arbeitsprozesse

Die agile Organisation: Mehr als nur Beweglichkeit

Auch wenn das neue Jahr schon ein paar Tage alt ist, ist es immer noch frisch genug, um Euch alles Gute zu wünschen! Wir hoffen, Ihr habt schön gefeiert und seid nach dem Trubel wieder gut im Alltag angekommen.

Das neue Jahr starten wir direkt mit einem spannenden Thema, wie wir finden. Es geht um die agile Organisation, die wir Euch heute genauer vorstellen möchten. Wir zeigen nicht nur, was eine agile Organisation konkret ausmacht, sondern auch welche Effekte und Herausforderungen sie mit sich bringt.

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Quelle: William Hook, unsplash

Agil sein im Allgemeinen ist in aller Munde und vor allem in den letzten Jahren zu einem großen Trend im Unternehmenskontext geworden. Denn wer will es nicht sein: „von großer Beweglichkeit zeugend, regsam und wendig“? (Erklärung lt. Duden) Das Gegenteil ist sicherlich nur wenig erstrebenswert und so setzen vor allem IT-Unternehmen zunehmend auf agile Methoden. Der Grund dafür liegt recht nahe: Unternehmen sind mit wachsendem Druck konfrontiert, der vor allem mit der fortschreitenden Digitalisierung und Globalisierung einhergeht. Innovative Lösungen müssen her, um der rasanten Geschwindigkeit standhalten zu können.

Vor einigen Jahren hat sich das Prinzip der agilen Entwicklung in der Softwarebranche allmählich etabliert. Dort hat man mit Scrum und Kanban Tools für sich entdeckt, um IT-Projekte schneller und effizienter zu bearbeiten. Doch längst spricht man nicht mehr nur von der Softwareentwicklung, in der agile Methoden zum Einsatz kommen. Weiterführend ist sogar von einer agilen Organisation die Rede. Denn schließlich betrifft Agilität nicht nur einzelne Abteilungen, sondern ganz vielfältige Teile einer Organisation. Demnach kann sie sich auch auf Anwendungsfelder beziehen, in deren Mittelpunkt beispielsweise die Führungskultur oder der Umgang mit komplexen Strukturen oder Prozessen stehen. Mögliche Ansätze liefern Methoden wie Design Thinking oder Lean Startup.

Doch wie sieht nun eigentlich eine agile Organisation aus und welche Vorteile hat sie?

Neben der Anwendung agiler Arbeitsmethoden, die weiter oben bereits angesprochen wurden, zeichnen sich agile Organisationen durch zwei wesentliche Punkte aus:

  • flache Hierarchien: Statt eines feinteiligen Organisationsaufbaus, der den Mitarbeitern jeweils feste Kompetenz- und Aufgabenbereiche vorgibt, setzen flache Hierarchien auf eine Kompetenzaufteilung auf mehrere Mitarbeiter gleichzeitig. Der Vorteil ist, dass Mitarbeiter mehr Eigenverantwortung erhalten. Bedingt durch kurze Kommunikationswege ist es außerdem möglich, Angelegenheiten ohne komplizierte Umwege und Zwischenstufen klären. Nicht zuletzten ist das Unternehmen im Gesamten durch den eher einfachen Organisationsaufbau deutlich flexibler in seinem Handeln und Entscheiden.
  • Selbstorganisation: Meist bedingt das eine das andere. So auch hier. Wie schon im Punkt zuvor angesprochen, geht mit flachen Hierarchien in der Regel mehr Verantwortung einher, die schließlich den Mitarbeitern zuteil wird. Die Selbstorganisation knüpft daran an. Im Kern geht es darum, dass Mitarbeiter in der Lage sind, selbständig Entscheidungen zu treffen und übergreifende Verantwortung für Aufgaben zu übernehmen. Die Organisation des Teams erfolgt dabei nicht wie im klassischen Verständnis durch einen festen Leiter, der die Aufgaben und Verantwortlichkeiten vorgibt und verteilt, sondern weitgehend durch die Mitarbeiter selbst, die mit bestimmten Fähigkeiten und Rollen ausgestattet sind.

Theorie vs. Praxis

Was in der Theorie recht einfach klingt, ist in der Praxis oft alles andere als leicht umsetzen. Agil sein bedeutet schließlich nicht nur, sich den entsprechenden Methoden und Instrumenten zu bedienen und diese anzuwenden, nein, agil sein bringt vor allem Veränderungen in der Denkweise der Mitarbeiter mit sich. Der Grundvoraussetzung für eine Gelingen sind gemeinsame Werte und Prinzipien, die eine Orientierung geben, in welche Richtung sich das Unternehmen bewegt. Zuguterletzt gilt es für jeden Einzelnen, diese Werte nicht nur zu wahrzunehmen, sondern auch wirklich zu leben. Nur wenn alle Beteiligten dahinterstehen, können auch entsprechende Instrumente und Tools im Praxiseinsatz funktionieren. Zu den wichtigsten Werten gehören:

  • Commitment
  • Einfachheit
  • Feedback
  • Fokus
  • Kommunikation
  • Mut
  • Offenheit
  • Respekt

Klingt plausibel?

Ist es auch – zumindest zum Teil. Denn gerade wenn Unternehmen lange Zeit genau nicht nach diesen Werten gelebt haben, kann es eine große Herausforderung darstellen, diese neuen Denkweisen zu verinnerlichen und tatsächlich agil zu sein. Gewohnheiten lassen sich nicht eben mal ändern. Um die Mitarbeiter daher an die neuen Arbeitsweisen heranzuführen, kann ein entsprechendes Training für die Mitarbeiter im Vorfeld, aber auch während dessen von Vorteil sein.

Wichtig ist zudem: Agile Methoden sind kein Pauschalrezept und erbringen nicht in jedem Unternehmen und in jedem Bereich die gleichen Resultate. Wenn die jeweiligen Besonderheiten der Einsatzbereiche beachtet werden, können agile Methoden durchaus gute Resultate leisten. Sie müssen jedoch immer im unternehmensspezifischen Kontext angewendet und zu Eigen gemacht werden. Ein Tipp ist deshalb an dieser Stelle, vorher genau zu überlegen, was erreicht werden möchte, welche Ressourcen zur Verfügung stehen (z.B. personell, zeitlich) und welche Arbeitsweisen zum Team und natürlich letztlich zur Organisation im Gesamten passen. Und das sollte bestenfalls nicht im Stillen passieren, sondern im Austausch mit allen Mitarbeitern.

Und nun seid Ihr dran: Welche Erfahrungen habt ihr mit agilen Arbeitsweisen gemacht – sei es in einzelnen Bereichen, wie in der IT, oder im gesamten Unternehmen? Lasst es uns gern Eure Meinung da.

Bis bald, Euer Scitotec-Team

Automatisierung von Arbeitsprozessen: Erleichterung für den Alltag

Die Automatisierung hat bereits seit vielen Jahren Einzug in unser Leben erhalten. Automatisch öffnende Türen, Beleuchtung mit Bewegungsmeldern oder die automatisch regelnde Heizung: Durch die Weiterentwicklung der Technik wird unser Alltag immer weiter erleichtert. Ein russischer Entwickler machte sich seine Programmierkenntnisse zunutze und entwickelte einige kuriose Skripte, die auf der Programmierplattform Github in Umlauf sind. Dinge, die ihm mehr als 90 Sekunden seiner Zeit kosteten, wurden einfach automatisiert. So zum Beispiel die Antworten für Kunden, den Chef und sogar seine Frau. Mehr dazu findet Ihr auf t3n.

Automatisierung
Automatisierung durch Programmieren

Selbst wenn Ihr über keine Programmierkenntnisse verfügt, ist es möglich, auch an der Automatisierung teilzuhaben. Wir haben hier ein paar Beispiele, wie Ihr Eure Arbeitsprozesse automatisieren könnt.

Automatisierung von Social Media Beiträgen

Ihr kennt vielleicht auch das Problem, dass man nicht immer Zeit hat, seine Social Media-Kanäle zu pflegen. Doch auch hier bietet die Automatisierung eine Lösung. Es gibt zahlreiche Anwendungen, bei denen Ihr Zeit spart, indem Ihr die Beiträge vorplant. Auf unserem Coworking Blog haben wir bereits einige Tools vorgestellt. Wir nutzen zum Beispiel WordPress, um unsere Social Media-Kanäle zu verwalten. So können wir unsere Blogeinträge vorplanen, die dann bei der Veröffentlichung auch bei Facebook und Twitter gepostet werden.

PC-Einstellungen ändern

Wenn Ihr täglich oder für eine bestimmte Dauer mit ein und demselben Programm arbeitet, lohnt es sich, die PC-Einstellungen zu ändern. So kann zum Beispiel ein Programm, mit dem Ihr arbeitet, gleich beim Starten des PCs geöffnet werden. Doch es gibt noch viel mehr Möglichkeiten, die den PC automatisieren. Bei der Computerbild haben wir einige Tools gefunden, die Euch vielleicht interessieren könnten.

To-do-Listen

Jeder von uns hat bestimmt schon einmal eine handschriftliche To-do-Liste erstellt, aber nur wenige bis gar keine Punkte abgearbeitet. Das Problem dabei ist oft, dass wir nicht daran erinnert werden und viele Punkte einfach vergessen. Wie auch in unserem Coworking Blog schon beschrieben, gibt es Online-To-do-Listen, die Dich daran erinnern, welche Dinge noch zu erledigen sind. Das Erstellen kostet nicht viel mehr Zeit als handschriftliche Listen und erinnert zudem an die Aufgaben.

Interne Kommunikation automatisieren

Für unsere interne Kommunikation nutzen wir Confluence, JIRA und HipChat. Diese Tools sparen viel Zeit und bringen interessante Features mit sich. Bald kommt ein Blogeintrag zu dem Thema, in dem wir Euch mehr darüber erzählen.

Durch Automatisierung Energie und Geld sparen

Wie schon oben erwähnt, können Heizung, Licht und sogar die Kaffeemaschine automatisch per Smartphone oder Tablet eingestellt werden. So muss nicht unnötig Energie verschwendet werden, wenn niemand im Haus ist. Auch wir verwenden für unsere Beleuchtung automatische Bewegungsmelder, um Energie zu sparen.

Einen IT-Dienstleister aufsuchen

Nicht immer bieten Tools eine individuelle Lösung für Euer Problem oder Anliegen. Durch individuelle Software, flexible Standardlösungen im Vorgangs- und Wissensmanagement (JIRA/Confluence) und durch Beratung und Trainings helfen wir Mittelstands- und Konzernkunden, eine geeignete Lösung zu etablieren. Wir unterstützen Euch gern beim Einstieg in die Automatisierung.

Die Automatisierung bietet viele Vorteile. Ungeliebte Aufgaben werden durch IT-Lösungen übernommen, sodass man sich auf die Hauptaufgaben konzentrieren kann. So habt Ihr mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Falls Ihr noch Anregungen oder Tipps zu diesem Thema habt, dann hinterlasst uns doch ein Kommentar und berichtet uns davon. (Lächeln)

Euer Scitotec Team

 

Green IT: 11 Tipps zur Umsetzung!

Wie wir in unserem letzten Beitrag: „Green IT: Zeit zum Umdenken“ schon erwähnt haben, möchten wir Euch nun 11 Tipps vorstellen, wie Ihr nachhaltig wirtschaften könnt. Wir haben uns mit dem Thema beschäftigt und finden: Es lohnt sich, umzudenken. Bei den Tipps handelt es sich ausschließlich um Empfehlungen, die wir Euch mit auf den Weg geben möchten. Es lassen sich sicher nicht alle anwenden, aber der ein oder andere Punkt kann Euch bestimmt weiterhelfen.

Green IT: Umdenken lohnt sich!
Green IT: Umdenken lohnt sich!

 

1. IT-Geräte und WLAN abschalten

Das Abschalten spart viel Strom. Man sollte die Geräte wirklich nur anlassen, wenn das wirklich erforderlich ist. Es gibt mittlerweile die unterschiedlichsten Steckdosen mit Ein- und Ausschalter, die man beim dauerhaften Betrieb mit elektrischen Geräten nutzen sollte.

2. Stand-by-Betrieb vermeiden

Um ein Gerät nicht komplett zu deaktivieren, ist es wohl ohne Frage die schnellste und bequemste Möglichkeit, den Fernseher, Computer etc. auf Stand-by-Modus laufen zu lassen. Doch auch das kostet Strom und somit auch Geld. Daher ist es ratsam, wie schon in Punkt 1, Geräte ganz auszuschalten.

3. Geräte zentralisieren

Dazu zählen zum Beispiel Drucker und Scanner. Es benötigt nicht jeder seinen Eigenen. Deswegen lohnt es sich, diesen für alle Mitarbeiter zu zentralisieren.

4. Multifunktionsgeräte anschaffen

Hier haben wir wieder das Beispiel des Druckers und Scanners. Statt mehr Energie mit zwei Geräten zu verbrauchen, lohnt sich die Umrüstung auf ein Multifunktionsgerät. Das spart nicht nur Platz, sondern in der Regel auch Energie.

5. Passenden Drucker wählen

Hier kann ein Vergleich nützlich sein. In den letzten Jahren haben Tintenstrahldrucker aufgeholt, denn sie verbrauchen nur noch 10-20 Watt, wohingegen ein Laserdrucker 300-400 Watt benötigt.

6. Serverstruktur minimieren

Wenn es möglich ist, lohnt es sich, Server zu virtualisieren. Das heißt, mehrere einzelne Server werden auf einen leistungsstarken Server übertragen.

7. Datenmanagement optimieren

Das kann man zum Beispiel durch Cloud-Services machen. „Cloud Computing“ nennt sich der neue Trend. So haben wir beispielsweise mit Confluence ein zentrales Speichermedium für unsere Daten gefunden. Auf diesem Wege können Programme und Funktionen des eigenen Computers in das Internet ausgelagert werden, wobei Speicherkapazitäten mit anderen geteilt werden. So reichen schon kleinere, teils rein mobile Geräte, um mit großen Datenmengen umzugehen.

8. Prozesse automatisieren

Eine weitere Möglichkeit ist es, IT-Prozesse automatisch ablaufen zu lassen (z.B. Backups). Diese verlaufen dann, wenn das System freie Kapazitäten hat, ab. Am besten ist es, wenn sie tagsüber im Hintergrund abgewickelt werden, damit nach Feierabend alles abgeschaltet werden kann.

9. Hardware dimensionieren

Ihr solltet genau planen, welche Geräte welcher Arbeitsplatz benötigt. Für die einfache Office-Nutzung, E-Mails abrufen und das Internet reicht oft schon ein Mini-PC aus. Dieser verbraucht nur ca. 15-25 Watt. Ein Desktop-Computer benötigt etwa 50-100 Watt und ein Laptop ca. 30-50 Watt. Noch sparsamer sind ThinClients. Diese bestehen aus einem Monitor, einer Tastatur, einer Maus und Kopfhörern. Per Remote-Desktop kann man dann auf den Server zugreifen. Die Vorteile sind ein geringer Energieverbrauch, leichte Administration und die Einsparung von Hardware.

10. Gebrauchte IT nutzen

Der Kauf von gebrauchter IT bietet einige Vorteile: Es werden weniger Ressourcen verschwendet, Elektroabfall wird reduziert, man spart Geld und kann sich die Geräte an die Anforderungen anpassen, indem man sie einfach aufrüstet.

11. Fragen

Wenn man sich doch lieber für ein neues Gerät entscheidet, lohnen sich Fragen: etwa, ob ein Gerät umweltfreundlich hergestellt wird, stromsparend läuft, sich gut recyceln lässt oder einen langen Lebenszyklus hat.

Alle Tipps sofort umzusetzen, ist wahrscheinlich sehr schwierig oder in manchen Situationen einfach nicht möglich. Das merken wir selbst auch. Doch auch kleine Schritte können Einiges bewirken und zielführend sein. So haben wir neben abschaltbaren Steckdosen uns auch für die Virtualisierung unserer Server entschieden, von vier Server auf einen. Die restlichen Server sind in einem Rechenzentrum, das von ökologischem Strom betrieben wird. Zudem arbeiten wir, soweit es geht, papierlos, außer es ist gesetzlich vorgeschrieben, wie bei Rechnungen zum Beispiel.

Falls Euch noch etwas dazu einfällt, dann hinterlasst uns doch ein Kommentar. 🙂

Euer Scitotec Team.