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Automatisierung von Arbeitsprozessen: Erleichterung für den Alltag

Die Automatisierung hat bereits seit vielen Jahren Einzug in unser Leben erhalten. Automatisch öffnende Türen, Beleuchtung mit Bewegungsmeldern oder die automatisch regelnde Heizung: Durch die Weiterentwicklung der Technik wird unser Alltag immer weiter erleichtert. Ein russischer Entwickler machte sich seine Programmierkenntnisse zunutze und entwickelte einige kuriose Skripte, die auf der Programmierplattform Github in Umlauf sind. Dinge, die ihm mehr als 90 Sekunden seiner Zeit kosteten, wurden einfach automatisiert. So zum Beispiel die Antworten für Kunden, den Chef und sogar seine Frau. Mehr dazu findet Ihr auf t3n.

Automatisierung
Automatisierung durch Programmieren

Selbst wenn Ihr über keine Programmierkenntnisse verfügt, ist es möglich, auch an der Automatisierung teilzuhaben. Wir haben hier ein paar Beispiele, wie Ihr Eure Arbeitsprozesse automatisieren könnt.

Automatisierung von Social Media Beiträgen

Ihr kennt vielleicht auch das Problem, dass man nicht immer Zeit hat, seine Social Media-Kanäle zu pflegen. Doch auch hier bietet die Automatisierung eine Lösung. Es gibt zahlreiche Anwendungen, bei denen Ihr Zeit spart, indem Ihr die Beiträge vorplant. Auf unserem Coworking Blog haben wir bereits einige Tools vorgestellt. Wir nutzen zum Beispiel WordPress, um unsere Social Media-Kanäle zu verwalten. So können wir unsere Blogeinträge vorplanen, die dann bei der Veröffentlichung auch bei Facebook und Twitter gepostet werden.

PC-Einstellungen ändern

Wenn Ihr täglich oder für eine bestimmte Dauer mit ein und demselben Programm arbeitet, lohnt es sich, die PC-Einstellungen zu ändern. So kann zum Beispiel ein Programm, mit dem Ihr arbeitet, gleich beim Starten des PCs geöffnet werden. Doch es gibt noch viel mehr Möglichkeiten, die den PC automatisieren. Bei der Computerbild haben wir einige Tools gefunden, die Euch vielleicht interessieren könnten.

To-do-Listen

Jeder von uns hat bestimmt schon einmal eine handschriftliche To-do-Liste erstellt, aber nur wenige bis gar keine Punkte abgearbeitet. Das Problem dabei ist oft, dass wir nicht daran erinnert werden und viele Punkte einfach vergessen. Wie auch in unserem Coworking Blog schon beschrieben, gibt es Online-To-do-Listen, die Dich daran erinnern, welche Dinge noch zu erledigen sind. Das Erstellen kostet nicht viel mehr Zeit als handschriftliche Listen und erinnert zudem an die Aufgaben.

Interne Kommunikation automatisieren

Für unsere interne Kommunikation nutzen wir Confluence, JIRA und HipChat. Diese Tools sparen viel Zeit und bringen interessante Features mit sich. Bald kommt ein Blogeintrag zu dem Thema, in dem wir Euch mehr darüber erzählen.

Durch Automatisierung Energie und Geld sparen

Wie schon oben erwähnt, können Heizung, Licht und sogar die Kaffeemaschine automatisch per Smartphone oder Tablet eingestellt werden. So muss nicht unnötig Energie verschwendet werden, wenn niemand im Haus ist. Auch wir verwenden für unsere Beleuchtung automatische Bewegungsmelder, um Energie zu sparen.

Einen IT-Dienstleister aufsuchen

Nicht immer bieten Tools eine individuelle Lösung für Euer Problem oder Anliegen. Durch individuelle Software, flexible Standardlösungen im Vorgangs- und Wissensmanagement (JIRA/Confluence) und durch Beratung und Trainings helfen wir Mittelstands- und Konzernkunden, eine geeignete Lösung zu etablieren. Wir unterstützen Euch gern beim Einstieg in die Automatisierung.

Die Automatisierung bietet viele Vorteile. Ungeliebte Aufgaben werden durch IT-Lösungen übernommen, sodass man sich auf die Hauptaufgaben konzentrieren kann. So habt Ihr mehr Zeit für wichtigere Aufgaben. Falls Ihr noch Anregungen oder Tipps zu diesem Thema habt, dann hinterlasst uns doch ein Kommentar und berichtet uns davon. (Lächeln)

Euer Scitotec Team

 

Green IT: 11 Tipps zur Umsetzung!

Wie wir in unserem letzten Beitrag: „Green IT: Zeit zum Umdenken“ schon erwähnt haben, möchten wir Euch nun 11 Tipps vorstellen, wie Ihr nachhaltig wirtschaften könnt. Wir haben uns mit dem Thema beschäftigt und finden: Es lohnt sich, umzudenken. Bei den Tipps handelt es sich ausschließlich um Empfehlungen, die wir Euch mit auf den Weg geben möchten. Es lassen sich sicher nicht alle anwenden, aber der ein oder andere Punkt kann Euch bestimmt weiterhelfen.

Green IT: Umdenken lohnt sich!
Green IT: Umdenken lohnt sich!

 

1. IT-Geräte und WLAN abschalten

Das Abschalten spart viel Strom. Man sollte die Geräte wirklich nur anlassen, wenn das wirklich erforderlich ist. Es gibt mittlerweile die unterschiedlichsten Steckdosen mit Ein- und Ausschalter, die man beim dauerhaften Betrieb mit elektrischen Geräten nutzen sollte.

2. Stand-by-Betrieb vermeiden

Um ein Gerät nicht komplett zu deaktivieren, ist es wohl ohne Frage die schnellste und bequemste Möglichkeit, den Fernseher, Computer etc. auf Stand-by-Modus laufen zu lassen. Doch auch das kostet Strom und somit auch Geld. Daher ist es ratsam, wie schon in Punkt 1, Geräte ganz auszuschalten.

3. Geräte zentralisieren

Dazu zählen zum Beispiel Drucker und Scanner. Es benötigt nicht jeder seinen Eigenen. Deswegen lohnt es sich, diesen für alle Mitarbeiter zu zentralisieren.

4. Multifunktionsgeräte anschaffen

Hier haben wir wieder das Beispiel des Druckers und Scanners. Statt mehr Energie mit zwei Geräten zu verbrauchen, lohnt sich die Umrüstung auf ein Multifunktionsgerät. Das spart nicht nur Platz, sondern in der Regel auch Energie.

5. Passenden Drucker wählen

Hier kann ein Vergleich nützlich sein. In den letzten Jahren haben Tintenstrahldrucker aufgeholt, denn sie verbrauchen nur noch 10-20 Watt, wohingegen ein Laserdrucker 300-400 Watt benötigt.

6. Serverstruktur minimieren

Wenn es möglich ist, lohnt es sich, Server zu virtualisieren. Das heißt, mehrere einzelne Server werden auf einen leistungsstarken Server übertragen.

7. Datenmanagement optimieren

Das kann man zum Beispiel durch Cloud-Services machen. „Cloud Computing“ nennt sich der neue Trend. So haben wir beispielsweise mit Confluence ein zentrales Speichermedium für unsere Daten gefunden. Auf diesem Wege können Programme und Funktionen des eigenen Computers in das Internet ausgelagert werden, wobei Speicherkapazitäten mit anderen geteilt werden. So reichen schon kleinere, teils rein mobile Geräte, um mit großen Datenmengen umzugehen.

8. Prozesse automatisieren

Eine weitere Möglichkeit ist es, IT-Prozesse automatisch ablaufen zu lassen (z.B. Backups). Diese verlaufen dann, wenn das System freie Kapazitäten hat, ab. Am besten ist es, wenn sie tagsüber im Hintergrund abgewickelt werden, damit nach Feierabend alles abgeschaltet werden kann.

9. Hardware dimensionieren

Ihr solltet genau planen, welche Geräte welcher Arbeitsplatz benötigt. Für die einfache Office-Nutzung, E-Mails abrufen und das Internet reicht oft schon ein Mini-PC aus. Dieser verbraucht nur ca. 15-25 Watt. Ein Desktop-Computer benötigt etwa 50-100 Watt und ein Laptop ca. 30-50 Watt. Noch sparsamer sind ThinClients. Diese bestehen aus einem Monitor, einer Tastatur, einer Maus und Kopfhörern. Per Remote-Desktop kann man dann auf den Server zugreifen. Die Vorteile sind ein geringer Energieverbrauch, leichte Administration und die Einsparung von Hardware.

10. Gebrauchte IT nutzen

Der Kauf von gebrauchter IT bietet einige Vorteile: Es werden weniger Ressourcen verschwendet, Elektroabfall wird reduziert, man spart Geld und kann sich die Geräte an die Anforderungen anpassen, indem man sie einfach aufrüstet.

11. Fragen

Wenn man sich doch lieber für ein neues Gerät entscheidet, lohnen sich Fragen: etwa, ob ein Gerät umweltfreundlich hergestellt wird, stromsparend läuft, sich gut recyceln lässt oder einen langen Lebenszyklus hat.

Alle Tipps sofort umzusetzen, ist wahrscheinlich sehr schwierig oder in manchen Situationen einfach nicht möglich. Das merken wir selbst auch. Doch auch kleine Schritte können Einiges bewirken und zielführend sein. So haben wir neben abschaltbaren Steckdosen uns auch für die Virtualisierung unserer Server entschieden, von vier Server auf einen. Die restlichen Server sind in einem Rechenzentrum, das von ökologischem Strom betrieben wird. Zudem arbeiten wir, soweit es geht, papierlos, außer es ist gesetzlich vorgeschrieben, wie bei Rechnungen zum Beispiel.

Falls Euch noch etwas dazu einfällt, dann hinterlasst uns doch ein Kommentar. 🙂

Euer Scitotec Team.

IT-Sicherheit: 16 Tipps um sich richtig zu schützen

Wie in unseren letzten Beitrag: „Safer Internet Day“ schon angekündigt, werden wir Euch heute 16 Tipps zur IT-Sicherheit vorstellen. Denn eines ist deutlich: IT-Sicherheit betrifft nahezu jedes Unternehmen. Bei den Tipps handelt es sich lediglich um ein paar Anregungen von unserer Seite. Mithilfe eines IT-Sicherheitsexperten könnt Ihr das für Euch passende Konzept entwickeln.

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IT-Sicherheit ist wichtig, um Risiken vorzubeugen.

1. Guter Firewall- und Antivirenschutz

Ein guter Schutz ist wichtig, da es im Internet viele Schädlinge gibt, die auf Euren Computer zugreifen wollen.

2. Restriktive Zugangs- und Zugriffsrechte

Dazu gehören persönliche Passwörter, die regelmäßig geändert werden.

3. Geschützter Arbeitsplatz

Vertrauliche Dokumente müssen unter Verschluss gehalten werden. Ihr solltet Euch immer vom PC abmelden, wenn Ihr das Büro verlasst.

4. Sensibilisierung und Schulung von Mitarbeitern

Es ist wichtig, die Mitarbeiter mit dem Thema IT-Sicherheit vertraut zu machen. Wenn sie informiert sind, dann wissen die Mitarbeiter auch, worauf sie achten müssen und wie im Schadensfall reagiert werden muss.

5. Prüfung von externen Datenträgern

Zum Beispiel USB-Sticks auf Schadcodes.

6. Keine sensiblen Daten auf einen mobilen Medium speichern

Wenn beispielsweise ein geheimes Dokument auf einen USB-Stick gespeichert wird, dann ist die Gefahr größer, dass er verloren geht oder entwendet wird. Da diese meistens nicht extra geschützt sind, kann dann jeder auf dieses Dokument zugreifen.

7. Trennung privater und beruflicher Anwendungen

Firmengeräte sollten am besten nur für berufliche Zwecke verwendet werden. Der Zugang zu mobilen Endgeräten sollte ebenfalls verschlüsselt werden.

8. Updates

Alle Programme, die genutzt werden, sollten aktuell gehalten werden, um Sicherheitslücken zu schließen.

9. Permanente Überwachung der Systeme

Auch die Überwachung der firmeninternen Systeme ist von großer Bedeutung, damit Cyberattacken schnell entdeckt werden.

10. Regelmäßige Sicherung der Daten

Nicht weniger wichtig ist die Datensicherung. Daten sollten hierbei nicht nur einmal im halben Jahr gesichert werden, sondern am besten regelmäßig. Denn nichts ist ärgerlicher, als verlorene Daten, sowohl im beruflichen als auch im privaten Bereich. Helfen können dabei Storage-Systeme – seien es Cloudspeicher oder spezielle Backup-Anwendungen – die dafür sorgen, dass in regelmäßigen Abständen alle Daten gesichert werden.

11. IT-Sicherheitsbeauftragter

Er hat die Verantwortung für Daten- und Informationssicherheit und erstellt ein Sicherheitskonzept. Dieses muss wie ein Maßanzug zum Unternehmen passen. Es sollte in jedem Fall eine Risikoanalyse und den Schutzbedarf beinhalten.

12. Ein Notfallkonzept erstellen

Wenn es dann doch einmal so weit ist und der Notfall ausgerufen wird, sollte auch ein entsprechendes Notfallkonzept nicht fehlen. Darin sollte geklärt werden, wie überhaupt ein Notfall definiert wird, wie bei einem Notfall reagiert werden soll und wer die entsprechenden Befugnisse hat.

13. Daten, die auf Papier festgehalten werden, richtig entsorgen

Manchmal lassen sich ausgedruckte Dokumente nicht vermeiden, gerade wenn es sich um offizielle Schreiben handelt. Wenn diese Unterlagen nicht mehr benötigt werden, sollte auf eine gerechte Entsorgung Acht gegeben werden, indem man beispielsweise Blätter in kleine Schnipsel zerkleinert.

14. Starke Authentifizierungsmaßnahmen

Hier soll ermittelt werden, ob eine Person wirklich der- oder diejenige ist, wer er oder sie vorgibt, zu sein. Dazu zählen zum Beispiel sichere Passwörter oder Fingerabdrücke.

15. Prozesse automatisieren

Um Hackern Steine in den Weg zu legen, sollten am besten keine Benutzerinformationen angelegt werden.

16. Bei Scitotec nachfragen 😉

Wir führen Beratungen zur IT-Sicherheit und Betriebsführungen von Webanwendungen durch. Wir prüfen die Hardware unserer Kunden und machen Updates und Sicherheitstests. Bevor eine Anwendung an einen Kunden übergeben wird, führen wir Stresstests und eine effektive Fehlerverfolgung durch, um mögliche Schwachpunkte zu erkennen und beheben. Für die Entwicklung unserer Software nutzen wir sichere Frameworks, die als Open Source von einer großen Entwickler-Community bereitgestellt werden. Durch unser agiles Team ist es uns möglich, schnell auf Sicherheitslücken zu reagieren und diese zu schließen.

Falls Ihr noch Hinweise zur IT-Sicherheit habt, dann gern her damit. Auch wenn Ihr Hilfe oder eine Beratung zum Thema benötigt, dann könnt Ihr Euch gern bei uns melden.

Euer Scitotec Team