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Confluence, JIRA und HipChat: Drei Lösungen für eine bessere interne Kommunikation

Ein Problem, das sicher viele von Euch kennen: Die interne Kommunikation und Zusammenarbeit wird oft durch lange Kommunikationswege erschwert und benötigt viel Zeit. Vor allem durch den Austausch von E-Mails geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die sinnvoller genutzt werden kann. Wir möchten Euch heute eine Lösung für diese Probleme vorstellen: Confluence, JIRA und HipChat. Die von dem australischen Unternehmen Atlassian entwickelten Softwares können auch Euch helfen, mehr Effizienz in Euren Arbeitsalltag zu bringen. Was es mit den Anwendungen auf sich hat, werden wir Euch nun vorstellen:

Confluence

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle:
http://blogs.atlassian.com/wp-content/uploads/confluence-5-screens-600.gif

Confluence ist ein firmeninternes Wiki, das derzeit 13200 Unternehmen in 108 Ländern nutzen. Es ist in großen und internationalen Unternehmen wie: IBM, Audi, Airbus, CERN oder der Deutschen Bahn vertreten. Confluence dient dazu, Arbeitsinhalte zu erstellen, organisieren und im Team zu besprechen. Es können beliebige Dokumente mit einem umfangreichen Editor im Webbrowser erstellt werden. Die Kollegen können zu den erstellten Inhalten Kommentare abgeben, und falls Ihr Zugriffsrechte gestattet, sogar bearbeiten. Das spart den Aufwand von unnötigen Mails. Wenn ein Kollege einen Kommentar hinterlassen oder das Dokument bearbeitet hat, dann werdet Ihr von Atlassian per Mail darüber informiert und könnt direkt nachsehen. Die einzelnen Abteilungen können in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden. Jeder Bereich kann seine eigene Seitenhierarchie und Zugriffsrechte besitzen.

Confluence ist für Non-Profit Organisationen gratis. Die Kosten der Lizenzen richten sich nach der Anzahl der User. Für den kommerziellen Zweck zahlt man den vollen Preis und in akademischen Bereichen nur die Hälfte. Genauere Informationen zu den Kosten findet Ihr auf der Website.

Die Lizenzen kann man aber nicht nur bei Atlassian erwerben, sondern auch bei Partnern in verschiedenen Ländern. Es gibt sozusagen ein weltweites Partner-Netz. Die Partner bieten zusätzliche Serviceleistungen, wie Installation, Wartung und Hosting an.

JIRA

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://de.atlassian.com/software/JIRA

Auch JIRA ist weltweit vertreten. Es wird von circa 14.500 Kunden in 122 Ländern eingesetzt, zum Beispiel von SAP, IBM, Nokia oder BMW. JIRA ist eine webbasierte Anwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und operativem Projektmanagement. Es wird in nicht-technischen Bereichen für das Aufgabenmanagement genutzt. Primär wird es jedoch in der Softwareentwicklung eingesetzt. Dort unterstützt es das Anforderungsmanagement, die Statusverfolgung und später den Fehlerbehebungsprozess. JIRA wird zum Beispiel für die Enwicklung des Anwendungsservers WildFly und der Frameworks Spring und Hibernate sowie zahlreichen Apache-Projekten genutzt. Gefüllt wird es mit Tickets, bestehend aus Projektzuordnung, einer Zusammenfassung, einem Typ, einer Priorität, einer Komponentenzuordnung oder mehreren und einem Inhalt.

Auch hier gibt es kostenlose Lizenzen für Open-Source-Projekte, gemeinnützige Einrichtungen, wohltätige Organisationen und Einzelpersonen. Ebenso werden die Lizenzen auch hier nicht nur von Atlassian, sondern auch von Partnern in verschiedenen Ländern vertrieben. Genauere Informationen findet Ihr auf der Website.

HipChat

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://www.hipchat.com/?_mid=2c9e86e756aa003f199e72de82c4b0a6&gclid=CLOkgO3evMkCFSLnwgodrHkH4w

HipChat ist eine gratis Plattform von Atlassian, die es ermöglicht, mit Euren Kollegen in einem Chatroom zu kommunizieren. HipChat gibt es für Mac, Windows, IOS, Android und sogar für Linux. Für diejenigen, die es nicht auf Ihren PC installieren wollen, gibt es auch eine Internet-App. Es gibt einige Specials, wie zum Beispiel individuelle Emoticons, Bots, animierte GIFs, Instagram-Feeds und Twitter-Benachrichtigungen.

Unterhaltungen erfolgen bei HipChat über eine sichere 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Zudem besitzt er die TRUSTe EU Safe Harbor-Zertifizierung.

Mit Hipchat können Kunden, Anbieter oder externe Personen in einen Chatraum eingeladen werden. Diese sehen dann nur das, was sie sehen dürfen und Ihr behaltet die Kontrolle. Dateien können vom Desktop, aus der DropBox, E-Mails oder anderen Quellen zur Verfügung gestellt werden. Dabei könnt Ihr Räume für Projekte, Teams, Kunden oder auch für Freizeitaktivitäten in der Mittagspause erstellen.

Zudem kann individuell festgelegt werden, ob Ihr von HipChat über neue Nachrichten informiert werden möchtet. Zum Beispiel mit einer Kombination aus In-App, E-Mail-, SMS- oder Push-Benachrichtigungen. HipChat kann einschließlich Text, Links, Dateien und anderen Inhalten nach Schlüsselwörtern durchsucht werden, da der gesendete Inhalt für immer gespeichert wird. Weitere Informationen findet Ihr auf der HipChat Website.

Falls Ihr Euch nun für eines der Atlassian-Produkte interessiert und noch Fragen habt, dann könnt Ihr Euch bei uns melden und Eure Fragen mitteilen. Wir führen die Produkte auch für unsere Kunden ein, betreiben sie und geben Trainings dazu. Mehr dazu erfahrt Ihr in unseren Flyern zu Confluence  und JIRA.

Euer Scitotec Team

[JIRA Blogserie]: Dokumentation leicht gemacht

Dokumentation

In unserem letzten Blogpost zur JIRA-Blogserie geht es heute um ein etwas vernachlässigtes Stiefkind, das gleichzeitig jedoch ein großes Gewicht in Projekten hat. Die Rede ist von der Dokumentation. Dieser solltet ihr euch nicht zum Schluss widmen, denn die Dokumentation ist bereits und vor und während eines Projektes ein essentieller Bestandteil. Nicht nur, um auch noch nach Wochen und Jahren zu wissen, an was ein Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt gearbeitet hat, sondern auch um aktuell auf  den neusten Stand zu sein. Denn nicht selten sind mehrere Projekte am Laufen, sodass man schnell mal den Überblick verlieren kann. Anstatt im Nachhinein einzelne Puzzleteile mühsam zusammenzusetzen und an der Auswertung aufgrund fehlender Informationen zu scheitern, kann man mit JIRA von Anfang alles festhalten. Seien es Aufgaben, Lösungen, Funktionen, Probleme oder Fehler – alles kann zu einem Vorgang definiert werden, damit nichts mehr an Wissen verloren geht. Im Handumdrehen können Projektberichte erstellt werden, die als zusätzlich PDF verfügbar sind und darüber hinaus eine große Hilfe darstellen, um die Übersicht über den Projekt-Content zu behalten.

In Kombination mit der Wiki-Software Confluence vom selbigen Hersteller Atlassian, die mit JIRA verknüpft werden kann, erhält der Nutzer zudem einen Raum, um mit den anderen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten und relevante Unternehmensinhalte, die eine Aufgabe oder ein Projekt betreffen, festzuhalten und zu pflegen. Dabei ist es möglich, die in Confluence erstellten Dokumente mit anderen Personen zu teilen, zu bearbeiten und zu diskutieren. Vorbei sind also die Zeiten, in denen sich Informationen verstreut in vielerlei Dokumenten und Entwürfen tummeln. Wissen und Inhalte jederzeit nutzbar machen – das ist das Ziel von JIRA und Confluence.

Dokumentation

Wie schon zu Beginn des heutigen Blogposts angedeutet, gelangen wir an dieser Stelle auch schon wieder ans Ende unserer kleinen Blogserie. Wir hoffen, wir konnten euch einen guten Überblick über das vielfältige Tool JIRA verschaffen und euch von dessen Stärken überzeugen. Wenn euch noch Fragen, Kritik oder Lob loswerden möchtet, schießt los, wir sind gern für euch da! Also in diesem Sinne: überlasst das Projektmanagement nicht dem Zufall!

Bis bald!

Euer Team von Scitotec

 

GeWiNner auf der ersten Mittelstandsmesse für Thüringen

Die erste WiN Mittelstandsmesse Thüringen ist vorüber und wir können auf zwei sehr erfolgreiche Messetage zurück blicken.

Neben dutzenden, guten Gesprächen mit neuen Kontakten, einem gut besuchten Vortrag zum Thema „Modernes Projektmanagement im Mittelstand – webbasierte Werkzeuge und Methoden“ von Robert, konnten wir viele alte Freunde und langjährige Kunden an unserem Stand begrüßen.

Auf dem Sommerfest der Thüringer Wirtschaft tauschten wir uns in geselliger Runde aus, hatten viel Spaß und entwickelten gleich vor Ort gemeinsam mit unseren Kunden neue Ideen und Visionen.

Die Präsentation unserer berührungslosen Steuerung swipeMe war so erfolgreich, das wir diese jetzt mit neuen Partner weiterentwickeln werden und so neue Marktsegmente erschließen können.

Wir freuen uns auf eine spannende zweite Jahreshälfte, die nächsten Ereignisse werfen bereits ihre Schatten voraus…

Frohe Weihnachten…

Wir wünschen euch allen ein frohes Weihnachtsfest und einen guten Start in ein phantastisches Jahr 2013. Auch im neuen Jahr machen wir wieder Softwareträume war, beraten die unterschiedlichsten Branchen, machen tolle Veranstaltungen und stemmen mit euch große Projekte. Wir freuen uns auf 2013.

Frohe Weihnachten!

Hier schon ein Vorgeschmack auf die Veranstaltungen im kommenden Jahr, auf denen Ihr uns treffen könnt:

 

Prozessoptimierung am Frühstückstisch

Beim Unternehmerfrühstück des BVMW-Kreisverbundes Erfurt informierte Thomas Rößler das Publikum zum Thema „Wissensmanagement im Unternehmen“. Das interessierte Publikum erhielt viele Antworten zum Thema Informationsverarbeitung im Unternehmen.

Anlässlich des gestrigen Unternehmerfrühstücks des BVMW-Kreisverbundes Erfurt wurde den anwesenden Unternehmern ein Vortrag mit dem Thema „Wissensmanagement im Unternehmen 2.0 – Steigern Sie Ihre Produktivität und sichern Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter, Kunden sowie Lieferanten langfristig“ geboten. In den Räumlichkeiten des Hotels „Weißer Schwan“ in Erfurt-Kerspleben präsentierte Rößler verschiedenste moderne Methoden aus dem Bereich Informationsmanagement anhand des Softwarewerkzeuges Confluence.

In der angeregten Gesprächsrunde wurde seitens der Teilnehmer das Thema Wissensmanagement auch für den Mittelstand als äußerst wichtig eingestuft. Eine der größten Herausforderungen sei die Bewältigung des demographischen Wandels im Unternehmen. Das Wissen erfahrener Mitarbeiter, die in Rente gehen, könne mit den derzeitigen Methoden nur schwer im Unternehmen gehalten werden, so der Konsens der Unternehmer. Weiterhin sei ein Umdenken hinsichtlich der Teilung und Verbreitung von eigenem Wissen bei einigen Endanwendern nötig. Eine höhere Bereitschaft, eigene Erfahrungen in schriftlicher Form mit anderen Mitarbeitern zu teilen, müsse gefördert werden.

„Diesen Herausforderungen kann ein modernes Wissensmanagement problemlos begegnen. Die intuitive Bedienbarkeit der Software senkt die Hemmschwelle seitens der Mitarbeiter, diese Werkzeuge zu nutzen, deutlich.“, so der Referent aus dem Erfurter IT-Start-up Scitotec. „Das Wissen der scheidenden Mitarbeiter sowie auch täglich neu gewonnene Informationen lassen sich spielend leicht in das unternehmensweite Wissensmanagement integrieren.“, versicherte Rößler. „Die Erfahrung aus zahlreichen Projekten dieser Art zeigt uns zudem, dass die Adaptionsphase bei KMU in der Regel nach spätestens 6 Monaten beendet ist.“

Eine weitere Hürde sei laut den Unternehmern die Belastung der Unternehmensliquidität für die Anschaffung einer Wissensmanagement-Software durch eine Einmalzahlung im Vorfeld. Als Alternativbeispiel zu einer solchen einmaligen Zahlung nutzte Rößler den Vergleich zur Anschaffung eines Autos: „Ein Auto können Sie entweder bar bezahlen oder leasen bzw. mieten – und unseren Kunden bieten wir auch diese beiden Varianten für den Erwerb von Confluence – oder auch der Projektmanagementsoftware Jira – an.“ Weiterhin unterstrich Rößler, dass der Nutzen derartiger Maßnahmen den Aufwand für deren Integration in ein Unternehmen um ein Vielfaches übersteigt. Die Amortisationszeit solcher Projekte sei innerhalb des ersten Jahres abgeschlossen.

Schlussendlich herrschte Konsens darüber, dass die neuen Methoden, Programme und Finanzierungsvarianten den Weg zu einem modernen Wissensmanagement deutlich erleichtern. Somit konnten die Teilnehmer das Unternehmerfrühstück nach diesen neu gewonnen Eindrücken mit angeregtem Netzwerken ausklingen lassen.

Benjamin Beck