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E-Mails: 5 Tipps zum richtigen Umgang

Bereits morgens nach dem Aufstehen wandert der Blick unmittelbar auf das mobile Endgerät. Im Büro geht es damit direkt am PC weiter und im Laufe des Tages ebenso. Wovon wir sprechen, ist das Abrufen von E-Mails. Viele von uns kennen den Drang, immer auf den neuesten Stand zu sein und alle Informationen abrufbereit zu haben. Doch genau das ist ein Fehler. Laut McKinsey & Company vergehen 28 % der Wochenarbeitszeit für das Lesen und Schreiben von E-Mails. Bei einer 40-Stunden-Woche sind das 11,2 Stunden pro Woche und 2,24 Stunden pro Tag. Wir haben im Selbstversuch getestet, ob es sinnvoller ist, zu geregelten Zeiten die Mails abzurufen, oder ob es egal ist, ob man die Mails mehrmals täglich abruft. Dabei sind wir zu einem Ergebnis gekommen, das wir Euch anhand von Tipps zum Umgang mit E-Mails vorstellen möchten.

E-Mails
Der richtige Umgang mit E-Mails spart viel Zeit

Zeiten zum E-Mails checken festlegen

Wir sind zu dem Schluss gekommen, dass es langfristig sinnvoller ist, wenn man sich feste Zeiten zum Checken der E-Mails festlegt. Das kann zum Beispiel zwei Mal am Tag sein, zu Beginn der Arbeit und kurz vor Feierabend. Wenn Ihr aber eine wichtige Mail erwartet, dann könnt Ihr natürlich auch zwischendurch im Postfach nachschauen, ob diese auch eingegangen ist.

E-Mails filtern

Wir haben außerdem bemerkt, dass es sich lohnt, die Mails vor dem Lesen und auch danach zu filtern. Dazu gibt es bestimmte Tools, wie SaneBox, Gmail Prority und ZeroMail. So können Mails vorab in Ordnern, wie zum Beispiel Kunde A, B, C, Newsletter, Kollegen etc., verschoben werden. Nachdem Ihr die Mails kurz kontrolliert habt, könnt Ihr diese in weitere Ordner filtern. Wir schlagen hierfür: „Beantworten“, „Bearbeiten“, „Später lesen“ und „Aufheben“ vor. In dem Ordner „Beantworten“ landen dann alle Mails, die noch beantwortet werden müssen. Bei „Bearbeiten“ befinden sich hingegen alle Mails, die bearbeitet, aber nicht beantwortet werden müssen. Bei „Später lesen“ können zum Beispiel Newsletter einsortiert und bei „Aufheben“ zu Guter letzt Bestellungen oder Kontoanmeldungen gespeichert werden.

Vorgehen beim Lesen

Die wichtigste Erkenntnis des Versuches war, dass man nicht alles stehen und liegen lassen sollte, um auf E-Mails zu antworten. Es lohnt sich als Erstes den SPAM zu löschen. Wenn es weniger als fünf Minuten dauert, dann kann eine Mail sofort beantwortet werden. Wenn man eine E-Mail jedoch einmal „angefasst“ hat, dann sollte man das Bearbeiten beziehungsweise Beantworten nicht auf später verschieben. Dafür zögert Ihr nur unnötig Zeit heraus und Ihr müsst Euch immer wieder neu einarbeiten. Der Ordner „Später lesen“ kann zum Beispiel einmal in der Woche abgearbeitet werden.

Die Antwortoptionen

Bei der Beantwortung von E-Mails habt Ihr mehrere Optionen zur Verfügung. Man kann sie direkt beantworten, archivieren und später beantworten, an jemand anderes delegieren und die Antwort aus einem Vorlagenordner auswählen. Dabei sollte man dem Empfänger das Lesen erleichtern. Das beginnt bei einem aussagekräftigen Betreff. Eine Mail sollte optimalerweise nicht länger als drei Sätze sein, wenn das unvermeidbar ist, dann könnt Ihr Aufzählungszeichen und Absätze verwenden. Bevor Ihr die E-Mail abschickt, ist es wichtig, zu prüfen, ob aus der Mail klar wird, worum es geht.

Netiquette beachten

Bei all den Tipps möchten wir Euch natürlich noch darauf hinweisen, dass Ihr dabei nicht die Netiquette vergessen solltet. Es ist zum Beispiel unhöflich, wenn Ihr den gesamten Inhalt in Großbuchstaben schreibt. Auch zu große Dateien, die das Postfach des Empfängers verstopfen könnten, sollten vermieden werden. Außerdem ist es wichtig, zu beachten, dass nicht jeder Empfänger eine HTML-E-Mail empfangen kann. Deshalb raten wir Euch, nur in Textform zu schreiben. Ein letzter wichtiger Tipp ist, dass Ihr wichtige E-Mails nicht ungefragt an Dritte weiterleiten solltet, weil Euer Gegenüber sich sonst übergangen fühlen könnte.

E-Mails vermeiden

Aber warum E-Mail schreiben, wenn sie auch vermieden werden können? Denn nicht selten wird der E-Mail-Gesprächsverlauf schnell unübersichtlich. Um das zu vermeiden, gibt es allerhand Alternativen zur klassischen E-Mail. In unserem Artikel: „Confluence, JIRA und HipChat: 3 Lösungen für eine bessere interne Kommunikation“ zeigen wir Euch ein paar.

Schlussendlich können wir sagen, dass es für uns sinnvoller ist, zum Checken der E-Mails bestimmte Zeiten festzulegen. Dabei kann es hilfreich sein, sich verschiedene Ordner anzulegen und diese nach und nach abzuarbeiten. Durch das Vorgehen konnten wir viel Zeit sparen, die durch das ständige Nachschauen im Postfach verloren gegangen wäre. Auch die Effektivität unserer Arbeit hat zugenommen, da wir nicht ständig aus unserem Workflow herausgerissen wurden. Durch die festgelegten Zeiten können wir unsere Arbeit genau darauf ausrichten.

Wir würden uns freuen, wenn Ihr Eure Erfahrungen dazu mit uns teilen würdet. Hinterlasst uns doch einfach einen Kommentar und berichtet von Eurem Wissen zu dem Thema.

Euer Scitotec Team

[JIRA Blogserie]: Erfolgsfaktor Kommunikation

KommunikationWenn Projekte scheitern, dann können die Gründe dafür sehr vielfältig sein: fehlendes Know-How, unmotivierte Mitarbeiter, ungenaue oder übersteigerte Anforderungen oder auch ein zu geringes Zeit- und Geldbudget. Aber eine Ursache wird oftmals unterschätzt oder gar nicht ins Auge gefasst. Nämlich die Kommunikation. Nicht vorhandene Absprachen, ein schleppender Austausch innerhalb des Teams und fehlende Informationen stellen die Projektarbeit in den meisten Fällen enorm auf die Probe und haben nicht selten sogar ein Projekt im Keim ersticken lassen. Vielleicht habt ihr es selbst schon erlebt. Doch wie kann es erst soweit kommen? Laut einer Studie, die Anfang 2013 von Cetacea veröffentlicht wurde und die „Kommunikation in Projekten“ untersuchte, werden relevante Projektinformationen zu einem Großteil ausschließlich über E-Mails versendet. Was das zur Folge, könnt ihr euch sicher ausmalen: E-Mails werden übersehen oder zu spät gelesen oder schlichtweg an den falschen Adressaten geschickt. Dass man auf diesen Weg oftmals nur eine stockende Kommunikation im Team erreicht, ist nicht allzu verwunderlich.

Mit JIRA soll Abhilfe geschaffen werden, denn Kommunikation und Kollaboration innerhalb des Teams sind essentiell für die Projektarbeit. Eine Hilfe ist dabei vor allem die Kommentarfunktion. Sie ermöglicht dem Team, zu Vorgängen Anmerkungen zu verfassen, die entweder für eine bestimmte Nutzer- bzw. Projektgruppe oder für alle sichtbar sind. Mit JIRA könnt ihr sogar ganze Diskussionen starten, indem ihr einfach Nutzer oder auch ganze Teams in den Kommentaren erwähnt oder zu einem Vorgang hinzufügt. Ein weiterer Vorteil für euch: per E-Mail werden die Benutzer über alle Neuigkeiten und Veränderungen in den Projekten informiert, sodass ihr auch außerhalb von JIRA immer auf dem aktuellsten Stand seid. Wir finden´s gut!

Kommunikation

„Big Blind“ in Hoffenheim

© cloudell/ PIXELIO
© cloudell/ PIXELIO

Was der Unterschied zwischen „Blindkopie“ und „blind kopieren“ ist, hat Fußball-Bundesligist TSG Hoffenheim 1899 gerade eindrucksvoll gezeigt (Express.de berichtete). Über die vereinseigene Smartphone-App wurde kürzlich ein Newsletter verschickt, in dem versehentlich einige hundert private Mailadressen veröffentlicht wurden. Die Mail war an alle Abonnenten des vereinseigenen Internet-Fernsehens gegangen, leider waren deren Adressen nicht unter „Blindkopie“, sondern direkt in die Empfängerzeile geraten. Unter den Abonnenten, deren private Mailadressen nun weitläufig bekannt sind, ist neben zahlreichen Journalisten auch der Sinsheimer Oberbürgermeister Rolf Geinert. Auch wenn sich die Vereinsführung nicht zur Ursache der Panne äußern wollte (sport1.de berichtete), sind die Adressen vermutlich einfach blind in die falsche Zeile des E-Mail-Kopfes kopiert worden.

Obwohl die in diesem Zusammenhang wohl begehrteste private Mailadresse, nämlich die von SAP-Gründer und TSG-Gönner Dietmar Hopp, offensichtlich nicht unter den veröffentlichten Daten war: Ein „großer blinder Einsatz“ war es allemal beim Bundesligisten.

Durch konsequente Schulung der Mitarbeiter bzw. durch die Verwendung ausgereifter Software können derartige Fehler leicht vermieden werden. Für nähere Informationen dazu steht Ihnen die Scitotec GmbH gern zur Verfügung.

Benjamin Beck