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Confluence, JIRA und HipChat: Drei Lösungen für eine bessere interne Kommunikation

Ein Problem, das sicher viele von Euch kennen: Die interne Kommunikation und Zusammenarbeit wird oft durch lange Kommunikationswege erschwert und benötigt viel Zeit. Vor allem durch den Austausch von E-Mails geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die sinnvoller genutzt werden kann. Wir möchten Euch heute eine Lösung für diese Probleme vorstellen: Confluence, JIRA und HipChat. Die von dem australischen Unternehmen Atlassian entwickelten Softwares können auch Euch helfen, mehr Effizienz in Euren Arbeitsalltag zu bringen. Was es mit den Anwendungen auf sich hat, werden wir Euch nun vorstellen:

Confluence

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle:
http://blogs.atlassian.com/wp-content/uploads/confluence-5-screens-600.gif

Confluence ist ein firmeninternes Wiki, das derzeit 13200 Unternehmen in 108 Ländern nutzen. Es ist in großen und internationalen Unternehmen wie: IBM, Audi, Airbus, CERN oder der Deutschen Bahn vertreten. Confluence dient dazu, Arbeitsinhalte zu erstellen, organisieren und im Team zu besprechen. Es können beliebige Dokumente mit einem umfangreichen Editor im Webbrowser erstellt werden. Die Kollegen können zu den erstellten Inhalten Kommentare abgeben, und falls Ihr Zugriffsrechte gestattet, sogar bearbeiten. Das spart den Aufwand von unnötigen Mails. Wenn ein Kollege einen Kommentar hinterlassen oder das Dokument bearbeitet hat, dann werdet Ihr von Atlassian per Mail darüber informiert und könnt direkt nachsehen. Die einzelnen Abteilungen können in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden. Jeder Bereich kann seine eigene Seitenhierarchie und Zugriffsrechte besitzen.

Confluence ist für Non-Profit Organisationen gratis. Die Kosten der Lizenzen richten sich nach der Anzahl der User. Für den kommerziellen Zweck zahlt man den vollen Preis und in akademischen Bereichen nur die Hälfte. Genauere Informationen zu den Kosten findet Ihr auf der Website.

Die Lizenzen kann man aber nicht nur bei Atlassian erwerben, sondern auch bei Partnern in verschiedenen Ländern. Es gibt sozusagen ein weltweites Partner-Netz. Die Partner bieten zusätzliche Serviceleistungen, wie Installation, Wartung und Hosting an.

JIRA

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://de.atlassian.com/software/JIRA

Auch JIRA ist weltweit vertreten. Es wird von circa 14.500 Kunden in 122 Ländern eingesetzt, zum Beispiel von SAP, IBM, Nokia oder BMW. JIRA ist eine webbasierte Anwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und operativem Projektmanagement. Es wird in nicht-technischen Bereichen für das Aufgabenmanagement genutzt. Primär wird es jedoch in der Softwareentwicklung eingesetzt. Dort unterstützt es das Anforderungsmanagement, die Statusverfolgung und später den Fehlerbehebungsprozess. JIRA wird zum Beispiel für die Enwicklung des Anwendungsservers WildFly und der Frameworks Spring und Hibernate sowie zahlreichen Apache-Projekten genutzt. Gefüllt wird es mit Tickets, bestehend aus Projektzuordnung, einer Zusammenfassung, einem Typ, einer Priorität, einer Komponentenzuordnung oder mehreren und einem Inhalt.

Auch hier gibt es kostenlose Lizenzen für Open-Source-Projekte, gemeinnützige Einrichtungen, wohltätige Organisationen und Einzelpersonen. Ebenso werden die Lizenzen auch hier nicht nur von Atlassian, sondern auch von Partnern in verschiedenen Ländern vertrieben. Genauere Informationen findet Ihr auf der Website.

HipChat

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://www.hipchat.com/?_mid=2c9e86e756aa003f199e72de82c4b0a6&gclid=CLOkgO3evMkCFSLnwgodrHkH4w

HipChat ist eine gratis Plattform von Atlassian, die es ermöglicht, mit Euren Kollegen in einem Chatroom zu kommunizieren. HipChat gibt es für Mac, Windows, IOS, Android und sogar für Linux. Für diejenigen, die es nicht auf Ihren PC installieren wollen, gibt es auch eine Internet-App. Es gibt einige Specials, wie zum Beispiel individuelle Emoticons, Bots, animierte GIFs, Instagram-Feeds und Twitter-Benachrichtigungen.

Unterhaltungen erfolgen bei HipChat über eine sichere 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Zudem besitzt er die TRUSTe EU Safe Harbor-Zertifizierung.

Mit Hipchat können Kunden, Anbieter oder externe Personen in einen Chatraum eingeladen werden. Diese sehen dann nur das, was sie sehen dürfen und Ihr behaltet die Kontrolle. Dateien können vom Desktop, aus der DropBox, E-Mails oder anderen Quellen zur Verfügung gestellt werden. Dabei könnt Ihr Räume für Projekte, Teams, Kunden oder auch für Freizeitaktivitäten in der Mittagspause erstellen.

Zudem kann individuell festgelegt werden, ob Ihr von HipChat über neue Nachrichten informiert werden möchtet. Zum Beispiel mit einer Kombination aus In-App, E-Mail-, SMS- oder Push-Benachrichtigungen. HipChat kann einschließlich Text, Links, Dateien und anderen Inhalten nach Schlüsselwörtern durchsucht werden, da der gesendete Inhalt für immer gespeichert wird. Weitere Informationen findet Ihr auf der HipChat Website.

Falls Ihr Euch nun für eines der Atlassian-Produkte interessiert und noch Fragen habt, dann könnt Ihr Euch bei uns melden und Eure Fragen mitteilen. Wir führen die Produkte auch für unsere Kunden ein, betreiben sie und geben Trainings dazu. Mehr dazu erfahrt Ihr in unseren Flyern zu Confluence  und JIRA.

Euer Scitotec Team

[JIRA Blogserie]: Dokumentation leicht gemacht

Dokumentation

In unserem letzten Blogpost zur JIRA-Blogserie geht es heute um ein etwas vernachlässigtes Stiefkind, das gleichzeitig jedoch ein großes Gewicht in Projekten hat. Die Rede ist von der Dokumentation. Dieser solltet ihr euch nicht zum Schluss widmen, denn die Dokumentation ist bereits und vor und während eines Projektes ein essentieller Bestandteil. Nicht nur, um auch noch nach Wochen und Jahren zu wissen, an was ein Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt gearbeitet hat, sondern auch um aktuell auf  den neusten Stand zu sein. Denn nicht selten sind mehrere Projekte am Laufen, sodass man schnell mal den Überblick verlieren kann. Anstatt im Nachhinein einzelne Puzzleteile mühsam zusammenzusetzen und an der Auswertung aufgrund fehlender Informationen zu scheitern, kann man mit JIRA von Anfang alles festhalten. Seien es Aufgaben, Lösungen, Funktionen, Probleme oder Fehler – alles kann zu einem Vorgang definiert werden, damit nichts mehr an Wissen verloren geht. Im Handumdrehen können Projektberichte erstellt werden, die als zusätzlich PDF verfügbar sind und darüber hinaus eine große Hilfe darstellen, um die Übersicht über den Projekt-Content zu behalten.

In Kombination mit der Wiki-Software Confluence vom selbigen Hersteller Atlassian, die mit JIRA verknüpft werden kann, erhält der Nutzer zudem einen Raum, um mit den anderen Mitarbeitern zusammenzuarbeiten und relevante Unternehmensinhalte, die eine Aufgabe oder ein Projekt betreffen, festzuhalten und zu pflegen. Dabei ist es möglich, die in Confluence erstellten Dokumente mit anderen Personen zu teilen, zu bearbeiten und zu diskutieren. Vorbei sind also die Zeiten, in denen sich Informationen verstreut in vielerlei Dokumenten und Entwürfen tummeln. Wissen und Inhalte jederzeit nutzbar machen – das ist das Ziel von JIRA und Confluence.

Dokumentation

Wie schon zu Beginn des heutigen Blogposts angedeutet, gelangen wir an dieser Stelle auch schon wieder ans Ende unserer kleinen Blogserie. Wir hoffen, wir konnten euch einen guten Überblick über das vielfältige Tool JIRA verschaffen und euch von dessen Stärken überzeugen. Wenn euch noch Fragen, Kritik oder Lob loswerden möchtet, schießt los, wir sind gern für euch da! Also in diesem Sinne: überlasst das Projektmanagement nicht dem Zufall!

Bis bald!

Euer Team von Scitotec

 

[JIRA Blogserie]: Flexibel Mehrwert schaffen

Flexibilität

Flexibilität – ein Wort, das wir häufig hören und schon fast inflationär benutzen. Doch warum? Unsere schnelllebige Welt macht es schlichtweg erforderlich, flexibel zu sein, um den raschen technologischen Entwicklungen und permanenten Änderungen auf dem Markt und in unserem Leben Schritt zu halten. Egal ob privat oder geschäftlich – Jeden Tag werden wir auf`s Neue mit unterschiedlichen und teilweise unvorhergesehenen Situationen und Veränderungen konfrontiert, auf die wir entsprechend reagieren und uns einstellen müssen. Plan A funktioniert nicht, also muss Plan B, C oder D her. Aber auch die zeitliche und örtliche Ungebundenheit ist ein Thema, das immer mehr an Bedeutung gewinnt und insbesondere bei flexiblen Arbeitsmodellen eine große Rolle spielt. Heute ist es nichts Ungewöhnliches mehr, abseits üblicher Arbeitszeiten („Nine-to-Five“) seine Aufgaben zu erledigen oder von woanders aus zu arbeiten.

Was das Ganze jetzt mit JIRA zu tun hat? Ganz einfach: JIRA bietet euch im Projektmanagement nicht nur immense Anpassungsmöglichkeiten und Weiterentwicklungen, wie wir bereits hier (Verlinkung zu Anpassung) ausführlich erklärt haben, sondern schafft auch die Grundlage, unabhängig von Ort und Zeit, Projekte zu verwalten, an ihnen zu arbeiten und sich mit Kollegen über Aufgaben, Probleme und den Fortschritt eines jeweiligen Projektes auszutauschen. So sind zeitintensive Vor-Ort-Meetings von nun an nicht mehr notwendig, da alle Vorgänge rund um ein oder mehrere Projekt(e) erfasst und für jeden Mitarbeiten einzusehen und somit zentral verfügbar auf einem Server sind. Der Zugriff auf JIRA kann dabei von überall aus geschehen – auch direkt vom Handy aus. Das Tool lässt sich dementsprechend problemlos auf mobilen Endgeräten nutzen, sodass man auch von unterwegs aus immer ganz nah am Projektgeschehen ist und wichtige E-Mails und JIRA-Benachrichtigen unmittelbar im E-Mail-Eingang auf dem Smartphone zu finden sind. Kommentieren, markieren, zuweisen, aktualisieren, beobachten, benachrichtigen, in Kontakt bleiben­ – all das funktioniert also auch außerhalb des Büros und ohne großen Monitor ­– ein großer Pluspunkt in Sachen Flexibilität, wie wir finden!

Jira Smartphone

[JIRA Blogserie]: Einfach intuitiv

Benutzerfreundlichkeit

Wenn eine Sache bei neuen Tools oder Systemen einen den letzten Nerv rauben kann, dann ist es ein mangelhaftes Interface. Eine überladene und wenig strukturierte Oberfläche trägt nur wenig dazu bei, dass Mitarbeiter sich mit einer Anwendung anfreunden. Die Folgen: die Bedienbarkeit leidet unter dem Wirr Warr und die Unzufriedenheit der Mitarbeiter nimmt zu. Das mündet nicht selten darin, dass Programme nur unzureichend oder im schlimmsten Fall gar nicht genutzt werden.

Mit JIRA ist da anders: das Tool bietet eine benutzerfreundliche und intuitive Oberfläche, die zahlreiche Features und Funktionalitäten umfasst. So unter anderem die Erstellung persönlicher und projektspezifischer Dashboards. Dort ist es möglich, alle wichtigen Informationen rund um ein oder mehrere Projekt(e) zu hinterlegen, sodass alle Mitarbeiter stets auf dem Laufenden gehalten werden können.

Dashboard

Auch die Shortcuts sind eine hilfreiche Funktion, um sich schnell durch komplexe Vorgänge zu navigieren und Funktionen unkompliziert anzusteuern. Unten seht ihr einen kleinen Ausschnitt der vorhandenen Kurzbefehle.

(Quelle: Atlassian JIRA)
(Quelle: Atlassian JIRA)

Ein weiterer Pluspunkt ist die gute Usability, wodurch aufwändige Schulungen und lange Einarbeitungszeiten der Vergangenheit angehören. Bereits nach kurzer Zeit kann mit dem Tool gestartet werden. Also auf was wartet ihr noch? 😉

[JIRA Blogserie]: Mehr Transparenz in Projekten

Transparenz

Wisst Ihr, an welcher Aufgabe eure Kollegen gerade arbeiten? Oder welche Aufgaben noch anstehen oder bereits erledigt sind? Transparenz heißt das Stichwort und ist in vielen Unternehmen keine Selbstverständlichkeit. Viele wissen nicht einmal, was überhaupt die Aufgaben des jeweils anderen sind. Die Folgen davon können ganz unterschiedlich zum Ausdruck kommen: Missverständnisse entstehen, Aufgaben überschneiden sich oder werden unter Umständen doppelt ausgeführt. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch schlimmstenfalls Geld. Transparenz in Projektarbeiten ist demnach ein wesentlicher Punkt, um für einen flüssigen Arbeits- bzw. Projektablauf zu sorgen.

Vorgangssuche

Mit JIRA sollen derartige Undurchsichtigkeiten und Probleme zukünftig vermieden werden. Wie? Ganz einfach: Mithilfe des Tools seht ihr, wie die Prioritäten der Vorgänge definiert sind, welche Aufgaben im Augenblick von welchem Kollegen bearbeitet werden, welche weiteren Aufgaben geplant und welche abgeschlossen sind. In diesem Zusammengang ermöglicht euch die Statusfunktion, jederzeit nachvollziehen zu können, wie der aktuelle Bearbeitungsstand bestimmter Vorgänge ist. Auch der zeitliche Aspekt spielt eine wichtige Rolle in Projekten: Wann kann ich mit der Zuarbeit eines bestimmten Kollegen rechnen oder wie lange sitze ich schon an einer Aufgabe? Um auch hier Klarheit zu schaffen, kann sowohl die bereits benötigte Zeit als auch die geschätzte Zeit für bestimmte Vorgänge exakt festgehalten werden. Der Vorteil dabei? Ihr behaltet stets den Überblick, wie lange bereits an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet und wie viel Zeit noch in etwa dafür benötigt wird. Diese Informationen sind nicht nur intern, das heißt, innerhalb des Projektteams von Vorteil, sondern auch für Außenstehende, beispielsweise für Projektmanager oder Auftraggeber von großer Bedeutung. Denn eins steht fest: Transparenz schafft in der Regel Vertrauen und stärkt letztlich auch die Beziehung zu den Geschäftspartnern – eine Win-Win-Situation also, sowohl für das eigene Unternehmen als auch für den Auftraggeber bzw. Kunden.

[JIRA Blogserie]: Projektmanagement nach Maß

Anpassung

Andere Länder, andere Sitten. Wenn wir mal ein wenig ausschweifen und diesen Spruch auf die Vielfalt von Unternehmen übertragen, dann lässt sich ziemlich leicht sagen: andere Unternehmen, andere Bedürfnisse – und das gilt natürlich auch im Projektmanagement, denn jedes Projekt hat bestimmte Anforderungen mit unterschiedlichen Prozessen, Aufgaben und Strukturen. Standardsoftware kann da an dieser Stelle schon mal einige Schwierigkeiten mit sich bringen, was die Anpassungsmöglichkeiten angeht.

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Obwohl JIRA auch eine Standardsoftware ist, macht die Anwendung keineswegs den Eindruck, in festen Strukturen zu arbeiten. Dank der einfachen Konfiguration wird JIRA zu einem Werkzeug, das unglaublich anpassungsfähig ist an die jeweiligen Bedürfnisse und Vorstellungen eines Unternehmens. Problemlos kann das Tool in neue oder bestehende Systeme integriert und an spezielle Geschäftsprozesse angepasst werden. Neben einer großen Vielfalt an vorinstallierten Filtern besteht die Möglichkeit, selber Filter zu definieren und diese mit in laufende Prozesse einzubinden. Je nach Belieben können außerdem die standardmäßigen Vorgangstypen um benutzerdefinierte Felder erweitert werden, sodass sich durch JIRA auch andere Unternehmensbereiche, abseits von IT und Softwareentwicklung, umfangreich und detailliert abbilden lassen.

Filter

Kurz gesagt: JIRA ist ein guter Mix aus Standard- und individueller Software, wodurch das Werkzeug immer wieder eine neue Seite von sich zeigen kann!

[JIRA Blogserie]: Erfolgsfaktor Kommunikation

KommunikationWenn Projekte scheitern, dann können die Gründe dafür sehr vielfältig sein: fehlendes Know-How, unmotivierte Mitarbeiter, ungenaue oder übersteigerte Anforderungen oder auch ein zu geringes Zeit- und Geldbudget. Aber eine Ursache wird oftmals unterschätzt oder gar nicht ins Auge gefasst. Nämlich die Kommunikation. Nicht vorhandene Absprachen, ein schleppender Austausch innerhalb des Teams und fehlende Informationen stellen die Projektarbeit in den meisten Fällen enorm auf die Probe und haben nicht selten sogar ein Projekt im Keim ersticken lassen. Vielleicht habt ihr es selbst schon erlebt. Doch wie kann es erst soweit kommen? Laut einer Studie, die Anfang 2013 von Cetacea veröffentlicht wurde und die „Kommunikation in Projekten“ untersuchte, werden relevante Projektinformationen zu einem Großteil ausschließlich über E-Mails versendet. Was das zur Folge, könnt ihr euch sicher ausmalen: E-Mails werden übersehen oder zu spät gelesen oder schlichtweg an den falschen Adressaten geschickt. Dass man auf diesen Weg oftmals nur eine stockende Kommunikation im Team erreicht, ist nicht allzu verwunderlich.

Mit JIRA soll Abhilfe geschaffen werden, denn Kommunikation und Kollaboration innerhalb des Teams sind essentiell für die Projektarbeit. Eine Hilfe ist dabei vor allem die Kommentarfunktion. Sie ermöglicht dem Team, zu Vorgängen Anmerkungen zu verfassen, die entweder für eine bestimmte Nutzer- bzw. Projektgruppe oder für alle sichtbar sind. Mit JIRA könnt ihr sogar ganze Diskussionen starten, indem ihr einfach Nutzer oder auch ganze Teams in den Kommentaren erwähnt oder zu einem Vorgang hinzufügt. Ein weiterer Vorteil für euch: per E-Mail werden die Benutzer über alle Neuigkeiten und Veränderungen in den Projekten informiert, sodass ihr auch außerhalb von JIRA immer auf dem aktuellsten Stand seid. Wir finden´s gut!

Kommunikation

[JIRA Blogserie]: Effizienz auf allen Ebenen

EffizienzDen Start für unsere JIRA-Blogserie bildet heute ein Begriff, der in Unternehmen einen großen Stellenwert besitzt und immer mehr an Bedeutung gewinnt: Effizienz. Fest steht: wir müssen effizienter, besser und kostengünstiger sein. Und so beschwerlich das auch manchmal ist, Effizienz ist unverzichtbar, gerade wenn es darum geht, Unternehmensziele voranzutreiben und diese mit einem möglichst minimalen Einsatz zu erreichen. Denn auch Kunden erwarten von uns, „Die Dinge richtig zu tun.“, um es mit anderen Worten auszudrücken.

Auch im Projektmanagement ist effizientes Arbeiten gefragt. Mit JIRA macht ihr schon einmal einen Schritt in die richtige Richtung. Das Tool unterstützt euch dabei, Aufgaben und Arbeitsprozesse detailliert festzuhalten und effizient zu bearbeiten. Wie das funktioniert? Mit der Issue-Suche zum Beispiel. Denn damit die Suche nach bestimmten Issues, wie Aufgaben, Verbesserungen oder Bugs, nicht zur Suche nach der Stecknadel im Heuhaufen wird, habt ihr mithilfe der Suchfunktion und deren umfangreichen Suchkriterien die Möglichkeit, Vorgänge einfach und ohne große Umstände zu finden und zu editieren. Die Aufgaben lassen sich durch Mitarbeiter direkt deligieren, priorisieren und verwalten, sodass nicht nur eine verbesserte Arbeitsstruktur, sondern auch eine effiziente Zeiterfassung gewährleistet werden kann.

Issuesuche

Inwiefern JIRA euch noch dabei hilft, Projekte effizient zu organisieren und durchzuführen, werdet Ihr in den weiteren, folgenden Blogposts erfahren. Seid gespannt!

Wusstet ihr eigentlich schon…

Wusstet ihr eigentlich schon, welche Vorteile JIRA für euch hat? Aber eins nach dem anderen. Bevor wir damit starten, erklären wir erstmal, was sich überhaupt hinter JIRA verbirgt. Abgesehen davon, dass der Name bis zum japanischen Godzilla, den Gojira, zurückgeht (Bugzilla – Godzilla – Gojira – Jira), ist JIRA eine webbasierte Anwendung aus dem Hause Atlassian zur Koordination und Verfolgung von Aufgaben, Fehlern und Problemen. Gerade für Teams in der Software-Entwicklung, aber auch für Unternehmen im nicht-technischen Bereich, ist das Tool zu einem unverzichtbaren Bestandteil im Aufgaben- und Projektmanagement geworden. Warum das so ist, werdet ihr in den nächsten Blogposts erfahren, in denen wir euch alle wichtigen Fakten und Vorteile von JIRA zeigen werden. Wir nehmen die Anwendung für euch genauer unter die Lupe. In der Grafik bekommt ihr bereits einen kleinen Vorgeschmack, was euch thematisch in der nächsten Zeit erwarten wird. Effizienz, Kommunikation, Anpassung, Transparenz, Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und Dokumentation sind dabei die Schlüsselworte, die demnächst wohl öfter auftauchen werden, wenn es um das innovative Tool geht. Zur besseren Veranschaulichung, werden wir euch die Funktionalitäten von JIRA in den kommenden Posts in Form von Bildern anhand eines kleinen Projektes zeigen: unserem alljährlichen Grillfest. Denn auch das muss schließlich von den Verantwortlichen organisiert werden. 😉

Jira_Grafik

GeWiNner auf der ersten Mittelstandsmesse für Thüringen

Die erste WiN Mittelstandsmesse Thüringen ist vorüber und wir können auf zwei sehr erfolgreiche Messetage zurück blicken.

Neben dutzenden, guten Gesprächen mit neuen Kontakten, einem gut besuchten Vortrag zum Thema „Modernes Projektmanagement im Mittelstand – webbasierte Werkzeuge und Methoden“ von Robert, konnten wir viele alte Freunde und langjährige Kunden an unserem Stand begrüßen.

Auf dem Sommerfest der Thüringer Wirtschaft tauschten wir uns in geselliger Runde aus, hatten viel Spaß und entwickelten gleich vor Ort gemeinsam mit unseren Kunden neue Ideen und Visionen.

Die Präsentation unserer berührungslosen Steuerung swipeMe war so erfolgreich, das wir diese jetzt mit neuen Partner weiterentwickeln werden und so neue Marktsegmente erschließen können.

Wir freuen uns auf eine spannende zweite Jahreshälfte, die nächsten Ereignisse werfen bereits ihre Schatten voraus…