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Confluence, JIRA und HipChat: Drei Lösungen für eine bessere interne Kommunikation

Ein Problem, das sicher viele von Euch kennen: Die interne Kommunikation und Zusammenarbeit wird oft durch lange Kommunikationswege erschwert und benötigt viel Zeit. Vor allem durch den Austausch von E-Mails geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die sinnvoller genutzt werden kann. Wir möchten Euch heute eine Lösung für diese Probleme vorstellen: Confluence, JIRA und HipChat. Die von dem australischen Unternehmen Atlassian entwickelten Softwares können auch Euch helfen, mehr Effizienz in Euren Arbeitsalltag zu bringen. Was es mit den Anwendungen auf sich hat, werden wir Euch nun vorstellen:

Confluence

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle:
http://blogs.atlassian.com/wp-content/uploads/confluence-5-screens-600.gif

Confluence ist ein firmeninternes Wiki, das derzeit 13200 Unternehmen in 108 Ländern nutzen. Es ist in großen und internationalen Unternehmen wie: IBM, Audi, Airbus, CERN oder der Deutschen Bahn vertreten. Confluence dient dazu, Arbeitsinhalte zu erstellen, organisieren und im Team zu besprechen. Es können beliebige Dokumente mit einem umfangreichen Editor im Webbrowser erstellt werden. Die Kollegen können zu den erstellten Inhalten Kommentare abgeben, und falls Ihr Zugriffsrechte gestattet, sogar bearbeiten. Das spart den Aufwand von unnötigen Mails. Wenn ein Kollege einen Kommentar hinterlassen oder das Dokument bearbeitet hat, dann werdet Ihr von Atlassian per Mail darüber informiert und könnt direkt nachsehen. Die einzelnen Abteilungen können in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden. Jeder Bereich kann seine eigene Seitenhierarchie und Zugriffsrechte besitzen.

Confluence ist für Non-Profit Organisationen gratis. Die Kosten der Lizenzen richten sich nach der Anzahl der User. Für den kommerziellen Zweck zahlt man den vollen Preis und in akademischen Bereichen nur die Hälfte. Genauere Informationen zu den Kosten findet Ihr auf der Website.

Die Lizenzen kann man aber nicht nur bei Atlassian erwerben, sondern auch bei Partnern in verschiedenen Ländern. Es gibt sozusagen ein weltweites Partner-Netz. Die Partner bieten zusätzliche Serviceleistungen, wie Installation, Wartung und Hosting an.

JIRA

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://de.atlassian.com/software/JIRA

Auch JIRA ist weltweit vertreten. Es wird von circa 14.500 Kunden in 122 Ländern eingesetzt, zum Beispiel von SAP, IBM, Nokia oder BMW. JIRA ist eine webbasierte Anwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und operativem Projektmanagement. Es wird in nicht-technischen Bereichen für das Aufgabenmanagement genutzt. Primär wird es jedoch in der Softwareentwicklung eingesetzt. Dort unterstützt es das Anforderungsmanagement, die Statusverfolgung und später den Fehlerbehebungsprozess. JIRA wird zum Beispiel für die Enwicklung des Anwendungsservers WildFly und der Frameworks Spring und Hibernate sowie zahlreichen Apache-Projekten genutzt. Gefüllt wird es mit Tickets, bestehend aus Projektzuordnung, einer Zusammenfassung, einem Typ, einer Priorität, einer Komponentenzuordnung oder mehreren und einem Inhalt.

Auch hier gibt es kostenlose Lizenzen für Open-Source-Projekte, gemeinnützige Einrichtungen, wohltätige Organisationen und Einzelpersonen. Ebenso werden die Lizenzen auch hier nicht nur von Atlassian, sondern auch von Partnern in verschiedenen Ländern vertrieben. Genauere Informationen findet Ihr auf der Website.

HipChat

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://www.hipchat.com/?_mid=2c9e86e756aa003f199e72de82c4b0a6&gclid=CLOkgO3evMkCFSLnwgodrHkH4w

HipChat ist eine gratis Plattform von Atlassian, die es ermöglicht, mit Euren Kollegen in einem Chatroom zu kommunizieren. HipChat gibt es für Mac, Windows, IOS, Android und sogar für Linux. Für diejenigen, die es nicht auf Ihren PC installieren wollen, gibt es auch eine Internet-App. Es gibt einige Specials, wie zum Beispiel individuelle Emoticons, Bots, animierte GIFs, Instagram-Feeds und Twitter-Benachrichtigungen.

Unterhaltungen erfolgen bei HipChat über eine sichere 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Zudem besitzt er die TRUSTe EU Safe Harbor-Zertifizierung.

Mit Hipchat können Kunden, Anbieter oder externe Personen in einen Chatraum eingeladen werden. Diese sehen dann nur das, was sie sehen dürfen und Ihr behaltet die Kontrolle. Dateien können vom Desktop, aus der DropBox, E-Mails oder anderen Quellen zur Verfügung gestellt werden. Dabei könnt Ihr Räume für Projekte, Teams, Kunden oder auch für Freizeitaktivitäten in der Mittagspause erstellen.

Zudem kann individuell festgelegt werden, ob Ihr von HipChat über neue Nachrichten informiert werden möchtet. Zum Beispiel mit einer Kombination aus In-App, E-Mail-, SMS- oder Push-Benachrichtigungen. HipChat kann einschließlich Text, Links, Dateien und anderen Inhalten nach Schlüsselwörtern durchsucht werden, da der gesendete Inhalt für immer gespeichert wird. Weitere Informationen findet Ihr auf der HipChat Website.

Falls Ihr Euch nun für eines der Atlassian-Produkte interessiert und noch Fragen habt, dann könnt Ihr Euch bei uns melden und Eure Fragen mitteilen. Wir führen die Produkte auch für unsere Kunden ein, betreiben sie und geben Trainings dazu. Mehr dazu erfahrt Ihr in unseren Flyern zu Confluence  und JIRA.

Euer Scitotec Team

[Blogserie Teil 2/3]: Interviews mit unseren Praktikanten

Im letzten Beitrag haben wir Euch bereits einen kleinen Einblick in den Alltag von unseren Praktikanten Ferdinand Bauer gegeben. Heute ist Franziska Bauroth an der Reihe, über ihre Praktikumszeit hier bei Scitotec zu berichten. Sie hat uns im Rahmen ihres Praxissemesters im Bereich Marketing & Kommunikation unterstützt. Mehr erfahrt Ihr im Interview…

Franziska Bauroth

Scitotec: Was und wo studierst Du?

Franziska: Ich studiere Multimedia Marketing an der Hochschule Schmalkalden.

Scitotec: Wie lange geht Dein Praktikum?

Franziska: 15 Wochen.

Scitotec: Welche Stärken/Fähigkeiten benötigt man im Bereich Marketing?

Franziska: Das Wichtigste ist, glaube ich, die Kreativität und die Fähigkeit, auf Kundenwünsche und den aktuellen Markt einzugehen und darauf zu reagieren.

Scitotec: Welche Interessen kannst Du mit Deinem Studiengang verwirklichen?

Franziska: Ich wollte immer einen Beruf finden, in dem man kreativ arbeiten kann und es immer Abwechslung gibt. Das ist mir mit meinen Studiengang gelungen, denn wir lernen unter anderem, wie man durch Fotos das Produkt richtig in Szene setzt, Werbevideos dreht und eine Website erstellt. Das heißt, wir haben neben den theoretischen Vorlesungen auch die Möglichkeit, uns kreativ „auszutoben“.

Scitotec: Was hast Du im Praktikum gelernt?

Franziska: Ich habe gelernt, wie ich mein theoretisch erlangtes Wissen richtig einsetzen kann oder wie man zum Beispiel mit WordPress umgeht. Zudem durfte ich erfahren, wie es ist, in einem Team zu arbeiten.

Scitotec: Würdest Du sagen, dass Du viel dazu gelernt hast?

Franziska: Ja, auf jeden Fall.

Scitotec: Wie würdest Du Dein Praktikum bei Scitotec in einem Wort beschreiben?

Franziska: Empfehlenswert.

Scitotec: Warum hast Du gerade dieses Wort gewählt?

Franziska: Weil ich zum einem in ein nettes Team aufgenommen wurde und zum anderen selbstständig Arbeiten ausführen durfte. Wenn ich ein Problem hatte, dann gab es immer jemanden, der mir geholfen hat. Ich habe für die Arbeit, die ich geleistet habe, immer direkt Feedback bekommen und eine Menge dazu gelernt.

Scitotec: Würdest Du wieder diesen Weg gehen?

Franziska: Ja, denn das Praktikum hat mir viel Spaß gemacht und ich konnte „Praxisluft schnuppern“.

Scitotec: Was hast Du für die Zukunft geplant?

Franziska: Ich habe hoffentlich erfolgreich meinen Bachelor in Multimedia Marketing und den Master in Angewandter Medieninformatik gemeistert und einen Job in einer Firma mit netten Mitarbeitern.

Danke für das Gespräch, liebe Franzi! Da es nun auch der letzte Praktikumstag von Dir ist, wünschen wir Dir viel Erfolg auf Deinem weiteren Weg und ein gutes Gelingen für all Deine Vorhaben!

Last but not least stellen wir Euch im nächsten und letzten Beitrag unserer Serie unseren Praktikanten Tim Fischer vor.

Bis dahin, Euer Scitotec Team

Jobs @Scitotec – Wir suchen Dich!

Du denkst, es ist Zeit für einen Tapetenwechsel und hast Lust, deine eigenen Ideen in innovative Projekte einzubringen? Dann ist Scitotec genau die richtige Adresse für Dich! Wir sind auf der Suche nach engagierten und kreativen MitarbeiterInnen, die uns dabei unterstützen, Scitotec noch besser zu machen!

Jobs_Scitotec

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir aktuell eine/n:

Genauere Informationen über die jeweiligen Jobs sind in den Stellenausschreibungen zu finden. Du hast Interesse bekommen? Dann nichts wie los und bewirb Dich bei uns!

Dein Scitotec-Team

Scitotec unterwegs auf dem erwicon 2014

Vergangenen Mittwoch, am 11. Juni 2014, war es wieder soweit. Die Landeshauptstadt Erfurt lud auch in diesem Jahr wieder herzlich zum Erfurter Wirtschaftskongress, kurz erwicon ein, bei der auch wir von Scitotec mit teilnahmen. Der Kongress, der bereits zum 13. Mal ausgerichtet wurde, stand dieses Mal unter dem Motto „Marketing. Strategie. Kommunikation. Menschen & Ziele erreichen“ und brachte damit ein sehr branchenübergreifendes und für uns interessantes Thema zur Sprache.

Nachdem alle Teilnehmer im Congresscenter der Erfurter Messe eingetroffen waren und die sintflutartigen Regengüsse überstanden haben, eröffnete der Oberbürgermeister von Erfurt Andreas Bausewein den erwicon 2014. Und bereits zu Beginn wurde festgestellt: Marketing ist mehr als nur Werbung.

IMG_0001Es folgten Vorträge von namhaften Rednern, wie beispielsweise von Olaf Schumann, der Geschäftsführer der Kommunikations- und Werbeagentur Viertakt und Klaas Flechsig von Google Germany. Auf dem Programm standen außerdem eine Podiumsdiskussion und eine Reihe an vielfältigen Workshops, in denen Werbe- und Marketingexperten aus ganz Deutschland aus dem Nähkästchen plauderten und detailierte Einblicke in das Thema Marketing und Kommunikation lieferten. Mit von der Partie waren unter anderem Heise Media, Zalando, die Deutsche Post AG und der MDR. Weiterhin hatte man die Möglichkeit, mit zahlreichen Ausstellerfirmen in Kontakt zu kommen. Gesagt – getan. 😉

Die Themenvielfalt beim erwicon reichte von Markenführung im digitalen Zeitalter und  Employer Branding über Konsumenteneinstellungen und Kommunikationsstrategien/-trends bis hin zu Social Business, Online-Marketing sowie zu einer regionalen Markenstudie. Kurzum: ein umfrangreiches Angebot, bei dem für jeden etwas dabei war.

Abgerundet wurde der Kongress schließlich mit einem entspannten Beisammensein bei Snacks, Drinks und guter Musik im Erfurter Güterverkehrszentrum bei Selgros.

Insgesamt haben wir viele Eindrücke gewonnen und guten Input mit nach Hause nehmen können. Der erwicon bot für uns nicht nur die perfekte Gelegenheit, wichtige Informationen aus dem Bereich Marketing und Kommunikation zu erhalten, sondern auch mit anderen Firmen und Leuten aus der Branche ins Gespräch zu kommen und sich auszutauschen. Daumen hoch dafür!

 

[JIRA Blogserie]: Erfolgsfaktor Kommunikation

KommunikationWenn Projekte scheitern, dann können die Gründe dafür sehr vielfältig sein: fehlendes Know-How, unmotivierte Mitarbeiter, ungenaue oder übersteigerte Anforderungen oder auch ein zu geringes Zeit- und Geldbudget. Aber eine Ursache wird oftmals unterschätzt oder gar nicht ins Auge gefasst. Nämlich die Kommunikation. Nicht vorhandene Absprachen, ein schleppender Austausch innerhalb des Teams und fehlende Informationen stellen die Projektarbeit in den meisten Fällen enorm auf die Probe und haben nicht selten sogar ein Projekt im Keim ersticken lassen. Vielleicht habt ihr es selbst schon erlebt. Doch wie kann es erst soweit kommen? Laut einer Studie, die Anfang 2013 von Cetacea veröffentlicht wurde und die „Kommunikation in Projekten“ untersuchte, werden relevante Projektinformationen zu einem Großteil ausschließlich über E-Mails versendet. Was das zur Folge, könnt ihr euch sicher ausmalen: E-Mails werden übersehen oder zu spät gelesen oder schlichtweg an den falschen Adressaten geschickt. Dass man auf diesen Weg oftmals nur eine stockende Kommunikation im Team erreicht, ist nicht allzu verwunderlich.

Mit JIRA soll Abhilfe geschaffen werden, denn Kommunikation und Kollaboration innerhalb des Teams sind essentiell für die Projektarbeit. Eine Hilfe ist dabei vor allem die Kommentarfunktion. Sie ermöglicht dem Team, zu Vorgängen Anmerkungen zu verfassen, die entweder für eine bestimmte Nutzer- bzw. Projektgruppe oder für alle sichtbar sind. Mit JIRA könnt ihr sogar ganze Diskussionen starten, indem ihr einfach Nutzer oder auch ganze Teams in den Kommentaren erwähnt oder zu einem Vorgang hinzufügt. Ein weiterer Vorteil für euch: per E-Mail werden die Benutzer über alle Neuigkeiten und Veränderungen in den Projekten informiert, sodass ihr auch außerhalb von JIRA immer auf dem aktuellsten Stand seid. Wir finden´s gut!

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