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Confluence, JIRA und HipChat: Drei Lösungen für eine bessere interne Kommunikation

Ein Problem, das sicher viele von Euch kennen: Die interne Kommunikation und Zusammenarbeit wird oft durch lange Kommunikationswege erschwert und benötigt viel Zeit. Vor allem durch den Austausch von E-Mails geht wertvolle Arbeitszeit verloren, die sinnvoller genutzt werden kann. Wir möchten Euch heute eine Lösung für diese Probleme vorstellen: Confluence, JIRA und HipChat. Die von dem australischen Unternehmen Atlassian entwickelten Softwares können auch Euch helfen, mehr Effizienz in Euren Arbeitsalltag zu bringen. Was es mit den Anwendungen auf sich hat, werden wir Euch nun vorstellen:

Confluence

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle:
http://blogs.atlassian.com/wp-content/uploads/confluence-5-screens-600.gif

Confluence ist ein firmeninternes Wiki, das derzeit 13200 Unternehmen in 108 Ländern nutzen. Es ist in großen und internationalen Unternehmen wie: IBM, Audi, Airbus, CERN oder der Deutschen Bahn vertreten. Confluence dient dazu, Arbeitsinhalte zu erstellen, organisieren und im Team zu besprechen. Es können beliebige Dokumente mit einem umfangreichen Editor im Webbrowser erstellt werden. Die Kollegen können zu den erstellten Inhalten Kommentare abgeben, und falls Ihr Zugriffsrechte gestattet, sogar bearbeiten. Das spart den Aufwand von unnötigen Mails. Wenn ein Kollege einen Kommentar hinterlassen oder das Dokument bearbeitet hat, dann werdet Ihr von Atlassian per Mail darüber informiert und könnt direkt nachsehen. Die einzelnen Abteilungen können in verschiedene Bereiche aufgeteilt werden. Jeder Bereich kann seine eigene Seitenhierarchie und Zugriffsrechte besitzen.

Confluence ist für Non-Profit Organisationen gratis. Die Kosten der Lizenzen richten sich nach der Anzahl der User. Für den kommerziellen Zweck zahlt man den vollen Preis und in akademischen Bereichen nur die Hälfte. Genauere Informationen zu den Kosten findet Ihr auf der Website.

Die Lizenzen kann man aber nicht nur bei Atlassian erwerben, sondern auch bei Partnern in verschiedenen Ländern. Es gibt sozusagen ein weltweites Partner-Netz. Die Partner bieten zusätzliche Serviceleistungen, wie Installation, Wartung und Hosting an.

JIRA

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://de.atlassian.com/software/JIRA

Auch JIRA ist weltweit vertreten. Es wird von circa 14.500 Kunden in 122 Ländern eingesetzt, zum Beispiel von SAP, IBM, Nokia oder BMW. JIRA ist eine webbasierte Anwendung zur Fehlerverwaltung, Problembehandlung und operativem Projektmanagement. Es wird in nicht-technischen Bereichen für das Aufgabenmanagement genutzt. Primär wird es jedoch in der Softwareentwicklung eingesetzt. Dort unterstützt es das Anforderungsmanagement, die Statusverfolgung und später den Fehlerbehebungsprozess. JIRA wird zum Beispiel für die Enwicklung des Anwendungsservers WildFly und der Frameworks Spring und Hibernate sowie zahlreichen Apache-Projekten genutzt. Gefüllt wird es mit Tickets, bestehend aus Projektzuordnung, einer Zusammenfassung, einem Typ, einer Priorität, einer Komponentenzuordnung oder mehreren und einem Inhalt.

Auch hier gibt es kostenlose Lizenzen für Open-Source-Projekte, gemeinnützige Einrichtungen, wohltätige Organisationen und Einzelpersonen. Ebenso werden die Lizenzen auch hier nicht nur von Atlassian, sondern auch von Partnern in verschiedenen Ländern vertrieben. Genauere Informationen findet Ihr auf der Website.

HipChat

Confluence, JIRA und HipChat
Quelle: https://www.hipchat.com/?_mid=2c9e86e756aa003f199e72de82c4b0a6&gclid=CLOkgO3evMkCFSLnwgodrHkH4w

HipChat ist eine gratis Plattform von Atlassian, die es ermöglicht, mit Euren Kollegen in einem Chatroom zu kommunizieren. HipChat gibt es für Mac, Windows, IOS, Android und sogar für Linux. Für diejenigen, die es nicht auf Ihren PC installieren wollen, gibt es auch eine Internet-App. Es gibt einige Specials, wie zum Beispiel individuelle Emoticons, Bots, animierte GIFs, Instagram-Feeds und Twitter-Benachrichtigungen.

Unterhaltungen erfolgen bei HipChat über eine sichere 256-Bit-SSL-Verschlüsselung. Zudem besitzt er die TRUSTe EU Safe Harbor-Zertifizierung.

Mit Hipchat können Kunden, Anbieter oder externe Personen in einen Chatraum eingeladen werden. Diese sehen dann nur das, was sie sehen dürfen und Ihr behaltet die Kontrolle. Dateien können vom Desktop, aus der DropBox, E-Mails oder anderen Quellen zur Verfügung gestellt werden. Dabei könnt Ihr Räume für Projekte, Teams, Kunden oder auch für Freizeitaktivitäten in der Mittagspause erstellen.

Zudem kann individuell festgelegt werden, ob Ihr von HipChat über neue Nachrichten informiert werden möchtet. Zum Beispiel mit einer Kombination aus In-App, E-Mail-, SMS- oder Push-Benachrichtigungen. HipChat kann einschließlich Text, Links, Dateien und anderen Inhalten nach Schlüsselwörtern durchsucht werden, da der gesendete Inhalt für immer gespeichert wird. Weitere Informationen findet Ihr auf der HipChat Website.

Falls Ihr Euch nun für eines der Atlassian-Produkte interessiert und noch Fragen habt, dann könnt Ihr Euch bei uns melden und Eure Fragen mitteilen. Wir führen die Produkte auch für unsere Kunden ein, betreiben sie und geben Trainings dazu. Mehr dazu erfahrt Ihr in unseren Flyern zu Confluence  und JIRA.

Euer Scitotec Team

Rückblick: IT-KoM 2016

Letzte Woche noch angekündigt und gestern war es nun soweit: Die 4. IT-Kontaktmesse „IT-KoM“ hat an der Fachhochschule in Erfurt stattgefunden. Für Studierende der Angewandten Informatik und zahlreiche Unternehmen, die ausgestellt haben, hieß das vor allem Kontakte knüpfen und sich über künftige Einstiegsmöglichkeiten zu unterhalten. Wie die letzten zwei Jahre zuvor, war Scitotec als Arbeitgeber und Aussteller auch dieses Jahr wieder mit von der Partie.

Vieles habt Ihr gefragt und vieles konnten wir, Bianca und Pascal, (hoffentlich) an unserem Stand beantworten. Auch in einem Vortrag erhielten wir noch einmal die Gelegenheit, uns genauer vorzustellen. Auf der Suche nach IT-Talenten sind wir mit etlichen Studis ins Gespräch gekommen – egal ob Praktikum, Werkstudium oder Abschlussarbeit. Wir haben uns sehr über das Interesse gefreut, das uns entgegengebracht wurde. Denn nicht nur den angehenden IT’lern bietet die IT-KoM eine gute Möglichkeit, sich zu informieren, auch wir können hier eine für uns wichtige Zielgruppe persönlich ansprechen.

An dieser Stelle sagen wir also ein herzliches Dankeschön an die Studierenden, aber auch an die Veranstalter, die die IT-KoM auf die Beine gestellt haben. Es war auch dieses Mal wieder eine gelungene Veranstaltung mit einer positiven Atmosphäre.

Hier ein paar Impressionen vom gestrigen Tag:

 

Wir wünschen Euch ein schönes Wochenende!

Euer Scitotec-Team

Green IT: 11 Tipps zur Umsetzung!

Wie wir in unserem letzten Beitrag: „Green IT: Zeit zum Umdenken“ schon erwähnt haben, möchten wir Euch nun 11 Tipps vorstellen, wie Ihr nachhaltig wirtschaften könnt. Wir haben uns mit dem Thema beschäftigt und finden: Es lohnt sich, umzudenken. Bei den Tipps handelt es sich ausschließlich um Empfehlungen, die wir Euch mit auf den Weg geben möchten. Es lassen sich sicher nicht alle anwenden, aber der ein oder andere Punkt kann Euch bestimmt weiterhelfen.

Green IT: Umdenken lohnt sich!
Green IT: Umdenken lohnt sich!

 

1. IT-Geräte und WLAN abschalten

Das Abschalten spart viel Strom. Man sollte die Geräte wirklich nur anlassen, wenn das wirklich erforderlich ist. Es gibt mittlerweile die unterschiedlichsten Steckdosen mit Ein- und Ausschalter, die man beim dauerhaften Betrieb mit elektrischen Geräten nutzen sollte.

2. Stand-by-Betrieb vermeiden

Um ein Gerät nicht komplett zu deaktivieren, ist es wohl ohne Frage die schnellste und bequemste Möglichkeit, den Fernseher, Computer etc. auf Stand-by-Modus laufen zu lassen. Doch auch das kostet Strom und somit auch Geld. Daher ist es ratsam, wie schon in Punkt 1, Geräte ganz auszuschalten.

3. Geräte zentralisieren

Dazu zählen zum Beispiel Drucker und Scanner. Es benötigt nicht jeder seinen Eigenen. Deswegen lohnt es sich, diesen für alle Mitarbeiter zu zentralisieren.

4. Multifunktionsgeräte anschaffen

Hier haben wir wieder das Beispiel des Druckers und Scanners. Statt mehr Energie mit zwei Geräten zu verbrauchen, lohnt sich die Umrüstung auf ein Multifunktionsgerät. Das spart nicht nur Platz, sondern in der Regel auch Energie.

5. Passenden Drucker wählen

Hier kann ein Vergleich nützlich sein. In den letzten Jahren haben Tintenstrahldrucker aufgeholt, denn sie verbrauchen nur noch 10-20 Watt, wohingegen ein Laserdrucker 300-400 Watt benötigt.

6. Serverstruktur minimieren

Wenn es möglich ist, lohnt es sich, Server zu virtualisieren. Das heißt, mehrere einzelne Server werden auf einen leistungsstarken Server übertragen.

7. Datenmanagement optimieren

Das kann man zum Beispiel durch Cloud-Services machen. „Cloud Computing“ nennt sich der neue Trend. So haben wir beispielsweise mit Confluence ein zentrales Speichermedium für unsere Daten gefunden. Auf diesem Wege können Programme und Funktionen des eigenen Computers in das Internet ausgelagert werden, wobei Speicherkapazitäten mit anderen geteilt werden. So reichen schon kleinere, teils rein mobile Geräte, um mit großen Datenmengen umzugehen.

8. Prozesse automatisieren

Eine weitere Möglichkeit ist es, IT-Prozesse automatisch ablaufen zu lassen (z.B. Backups). Diese verlaufen dann, wenn das System freie Kapazitäten hat, ab. Am besten ist es, wenn sie tagsüber im Hintergrund abgewickelt werden, damit nach Feierabend alles abgeschaltet werden kann.

9. Hardware dimensionieren

Ihr solltet genau planen, welche Geräte welcher Arbeitsplatz benötigt. Für die einfache Office-Nutzung, E-Mails abrufen und das Internet reicht oft schon ein Mini-PC aus. Dieser verbraucht nur ca. 15-25 Watt. Ein Desktop-Computer benötigt etwa 50-100 Watt und ein Laptop ca. 30-50 Watt. Noch sparsamer sind ThinClients. Diese bestehen aus einem Monitor, einer Tastatur, einer Maus und Kopfhörern. Per Remote-Desktop kann man dann auf den Server zugreifen. Die Vorteile sind ein geringer Energieverbrauch, leichte Administration und die Einsparung von Hardware.

10. Gebrauchte IT nutzen

Der Kauf von gebrauchter IT bietet einige Vorteile: Es werden weniger Ressourcen verschwendet, Elektroabfall wird reduziert, man spart Geld und kann sich die Geräte an die Anforderungen anpassen, indem man sie einfach aufrüstet.

11. Fragen

Wenn man sich doch lieber für ein neues Gerät entscheidet, lohnen sich Fragen: etwa, ob ein Gerät umweltfreundlich hergestellt wird, stromsparend läuft, sich gut recyceln lässt oder einen langen Lebenszyklus hat.

Alle Tipps sofort umzusetzen, ist wahrscheinlich sehr schwierig oder in manchen Situationen einfach nicht möglich. Das merken wir selbst auch. Doch auch kleine Schritte können Einiges bewirken und zielführend sein. So haben wir neben abschaltbaren Steckdosen uns auch für die Virtualisierung unserer Server entschieden, von vier Server auf einen. Die restlichen Server sind in einem Rechenzentrum, das von ökologischem Strom betrieben wird. Zudem arbeiten wir, soweit es geht, papierlos, außer es ist gesetzlich vorgeschrieben, wie bei Rechnungen zum Beispiel.

Falls Euch noch etwas dazu einfällt, dann hinterlasst uns doch ein Kommentar. 🙂

Euer Scitotec Team.

Willkommen! – Drei neue Mitarbeiter bei Scitotec

Seit Kurzem dürfen wir neue Mitarbeiter bei uns begrüßen – und das gleich im Dreifachpack. Unseren Zuwachs im Scitotec-Team möchten wir euch natürlich nicht vorenthalten.

Starten wir mit David König. Der Master-Student der Angewandten Informatik mit der Vertiefung „Medieninformatik“ in Erfurt ist künftig als Werkstudent bei uns tätig und wird sich mit um die Software- bzw. Webentwicklung kümmern.

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Unser zweiter Neuzugang ist Ferdinand Bauer. Er studiert auch „Angewandte Informatik“, jedoch mit der Vertiefung „Ingenieurinformatik“, an der Fachhochschule Erfurt und macht im Rahmen seines Praxissemesters ein Praktikum im Bereich der Java-Entwicklung.

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Last but not least: Tim Fischer. Er studiert ebenfalls „Angewandte Informatik“ an der Fachhochschule Erfurt mit der Vertiefung „Medieninformatik“. Auch Tim absolviert bei uns ein Praktikum und wird uns fortan in Sachen Webentwicklung (PHP, HTML, CSS, Java Script) unterstützen.

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Wir freuen uns auf eine spannende Zeit mit euch und sagen: „Herzlich Willkommen!“ 🙂

Wenn auch ihr Teil unseres Scitotec-Teams werden möchtet, dann schaut doch mal bei unseren Stellenausschreibungen vorbei.

Euer Scitotec-Team

[Rückblick]: So war das Scitotec Sommerfest 2015

„Sommer, Sonne, Sonnenschein“, so das Motto, das man zur aktuellen Jahreszeit oft zitiert. Pünktlich zum Sommerfest war der Sommer bei uns jedoch…nun ja…irgendwie abhanden gekommen. Gutes Timing nennt man das dann wohl. Aber egal. Wir waren in ziemlich guter Stimmung und da konnte uns auch der Wind nichts anhaben, der uns um die Ohren gepustet ist. 🙂

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Mit ein wenig Verspätung möchten wir euch heute einen kleinen Rückblick vom diesjährigen Scitotec Sommerfest geben, das am 9. Juli 2015 hier auf dem Scitotec-Gelände stattgefunden hat. Insgesamt fanden sich etwa 30 Gäste ein, bestehend aus Kunden, Partnern, Kollegen und Freunden. Das neue Zelt (das leider schon das Zeitliche gesegnet hat) wurde aufgebaut und so waren wir auch gegen Regen bestens gewappnet.

In geselliger Runde wurde geplaudert, genetzwerkt und entspannt. Robert und Steven kümmerten sich wie immer um das leibliche Wohl – denn was wäre ein Sommerfest ohne Grill und ein kühles Getränk? Der Nachmittag bzw. Abend verging wie im Flug und zum Ende wurden wir dann mit einem schönen Sonnenuntergang und Regenbogen belohnt. Wir danken an dieser Stelle allen, die da waren. Es war ein toller Tag!

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Wir wünschen euch eine schöne Woche! Bis zum nächsten Sommerfest!

Euer Scitotec-Team

P.S. Und wer leider nicht dabei sein konnte oder noch einmal in Erinnerungen schwelgen möchte, bekommt hier ein paar Impressionen: