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Zeitmanagement: So geht’s!

Egal ob bei Stress an der Arbeit, in der Uni oder bei privaten Projekten, eines fehlt immer: die Zeit. Durch viele Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt werden müssen, verzettelt man sich häufig und verliert so leicht das Ziel aus den Augen. Auch für uns ist es wichtig, immer die Zeit im Blick zu behalten, damit unsere Projekte rechtzeitig fertig werden. Deshalb haben wir uns mit dem Thema „Zeitmanagement“ auseinandergesetzt und ein paar Tipps für Euch dazu zusammengefasst, damit auch Ihr im neuen Jahr erfolgreich planen könnt.

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Arbeitsumgebung anpassen

Auf der Arbeit gibt es viele externe Störfaktoren, die unsere Konzentration und die damit verbunden Effektivität unserer Leistung mindern können. Das kann schon bei dem nicht aufgeräumten Schreibtisch beginnen. Wenn beim Arbeitsplatz allerdings stets auf Ordnung geachtet wird, dann findet man schnell alle Dokumente und Informationen, die man benötigt. In Gemeinschaftsbüros ist es außerdem wichtig, die Lautstärke auf das Minimale zu reduzieren, um die Konzentration von Dir und Deinen Mitmenschen zu erhalten. Wir raten Euch, alle Handys auf stumm oder lautlos zu schalten und interne Kommunikationen in einen Chatroom zu verlegen. Denn wenn Ihr in Ruhe arbeiten könnt, dann kommt Ihr oftmals schneller und effektiver an Euer Ziel.

Prioritäten festlegen

Wenn Ihr also dazu bereit seid, die Arbeit zu beginnen, dann ist es an der Zeit, Eure Prioritäten festzulegen. Dabei solltet Ihr einem einfachen Prinzip folgen, das festlegt, welche Aufgaben wichtig und welche nicht so wichtig sind. Die wichtigen Aufgaben solltet Ihr als Erstes erledigen, danach die anderen. Wir raten Euch, nicht zu viele Prioritätenebenen anzulegen, da Ihr Euch so leichter verzettelt.

Ziele festlegen

Wenn Ihr Eure Prioritäten festgelegt habt, dann könnt Ihr nun die Ziele bestimmen. Versucht die Zeit, die Ihr für jede Aufgabe benötigt, festzusetzen. Werdet Euch klar, wann Ihr wie viel schafft und lasst Euch Pufferzeiten zwischen den einzelnen Aufgaben, um eventuelle Abweichungen mit einzubeziehen. Schafft Euch klare und realisierbare Ziele, dann steht Euren Erfolg nicht mehr viel im Weg. Wenn Ihr Euch dabei jedoch nicht sicher seid, dann probiert es mit der SMART-Methode. Das Ziel sollte spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch und terminiert sein. Zum Beispiel will ich einen Blogeintrag über das Zeitmanagement verfassen, der bis zum 10.01.2016 erstellt werden soll. Somit habe ich ein spezifisches, realistisches und anspruchsvolles Ziel, den Beitrag, der messbar und terminiert auf den 10.01.2016 ist, zu schreiben.

Auf eine Aufgabe konzentrieren

Vielleicht habt Ihr schon bemerkt, dass es sinnvoller ist, sich einer Aufgabe voll und ganz zu widmen, als mit Multitasking (das ohnehin nicht funktioniert) mehrere Aufgaben mit einmal zu bewältigen. Wenn Ihr einen klaren Workflow ohne Unterbrechung zu Ende bringt, dann habt Ihr schneller und effektiver gearbeitet, als wenn Ihr drei verschiedene Aufgaben gleichzeitig meistern wollt. Also raten wir Euch, auf Nebenaufgaben zu verzichten und eine nach der anderen anzugehen.

Eigenes Leistungshoch ausnutzen

Jeder von uns hat eine produktive und eine nicht so produktive Arbeitsphase. Wenn man diese effektiv nutzt, dann kann man am Ende des Arbeitstags auf eine Menge erledigter Aufgaben zurückschauen. Für einen Großteil ist das erste Leistungshoch am Vormittag. Dort sollte man alle wichtigen Aufgaben erledigen. Das Tief folgt meist gegen Mittag. Hier sollte man lieber keine Aufgaben mit einem hohen Konzentrationsbedarf erledigen. Wenn die produktive Zeit richtig genutzt wird, lässt sich viel Zeit sparen.

Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen

Bei einem Projekt solltet Ihr immer abschätzen, wie viel Aufwand für welches Resultat sorgt. Wichtige Aufgaben können zwar im Missverhältnis liegen, aber eine Kosten-Nutzen-Analyse ist trotzdem empfehlenswert. Wenn bei einer weniger wichtigen Aufgabe das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht stimmt, dann lohnt es sich, sich mit Kollegen abzusprechen und ein Projekt bei Bedarf auszusortieren. So könnt Ihr Eure Zeit für wichtigere Projekte freihalten.

Lernen, „Nein“ zu sagen

Es lohnt sich, öfter „Nein“ zu sagen, denn wenn Ihr immer „Ja“ zu neuen Projekten oder zu Hilfestellungen sagt, dann kommt Ihr mit Eurer eigenen Arbeit nicht voran bzw. hinterher. Wir empfehlen, immer zuerst die eigenen Aufgaben zu erledigen und danach auf die Wünsche der Kollegen einzugehen. So könnt Ihr effektiver Eure Projekte bearbeiten, ohne in Zeitdruck zu geraten.

Aufgaben aussortieren

Wenn Ihr während der Bearbeitung einer Aufgabe merkt, dass sie nicht realisierbar ist, das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht stimmt oder die Aufgabe wegen Unwichtigkeit nur aufgeschoben wird, dann solltet Ihr Euch mit Euren Kollegen und Euren Chef absprechen und gegebenenfalls die Aufgaben aussortieren. Das spart Zeit und im Endeffekt auch Geld.

Aufgaben beenden

Wenn Ihr dabei seid, eine Aufgabe zu bearbeiten, dann raten wir Euch, diese ohne Unterbrechung zu beenden. Durch einen Workflow, den Ihr nicht unterbrecht, spart Ihr Euch Zeit, die Ihr zum mehrmaligen Wiedereinarbeiten benötigt. Falls es jedoch nicht möglich ist, die Aufgabe an einem Stück zu bearbeiten, haben wir eine Methode für Euch: die Salami-Taktik. Es handelt sich um eine Herangehensweise aus dem Projektmanagement. Die Aufgabe wird in einzelne Schritte zerlegt und nacheinander abgearbeitet. Es gibt vordefinierte Punkte für eine Pause, die Euch den Wiedereinstieg in die Aufgabe erleichtern.

Das waren die für uns wichtigsten Punkte zu dem Thema „Zeitmanagement“. Wir hoffen wir konnten Euch weiter helfen und ein paar nützliche Tipps geben. Falls Ihr noch eine Frage zu diesem Thema habt, dann stellt sie uns doch einfach in den Kommentaren.

Euer Scitotec Team

 

 

[Rückblick]: erwicon 2015

Wenn eines deutlich wurde beim diesjährigen Erfurter Wirtschaftskongress (kurz erwicon), dann ist es ohne Zweifel die hohe Bedeutsamkeit der Zeit. An sich keine neue Erkenntnis. Interessant war jedoch, wie der Erfolgsfaktor Zeit auf dem eintägigen Kongress in seiner facettenreichen Vielfalt beleuchtet und diskutiert wurde. Denn am 18.06.2015 hieß es im CongressCenter der Messe Erfurt:

Faktor Zeit – Mess- und planbar oder doch die große Unbekannte?

Unter diesem Motto fanden Podiumsdiskussionen sowie zahlreiche Vorträge und Workshops von Referenten aus Wissenschaft und Praxis der Region rund um das Thema Zeit statt. Egal ob professionelles Zeitmanagement, effiziente Projektentwicklung oder Zukunftsszenarien – für alle war etwas dabei: sowohl branchenspezifisch als auch branchenübergreifend.

20150618_143834_1Auch Robert Hollmann von unserem Team mischte sich ins Getümmel des erwicon; nicht nur als Gast, sondern auch als Referent. In seinem halbstündigen Workshop stellte er „(Software-)Werkzeuge für das effektive Zeitmanagement im Unternehmen“ vor – eine wichtige Sache, vor allen in einer digitalen Lebenswelt, in der Arbeit zunehmend auf Projektbasis erfolgt. Natürlich gibt es hier nicht den einen richtigen Weg – Zeitmanagement ist immer eine Kombination aus mehreren Methoden, die ein Unternehmen für sich entdecken sollte – aber richtig eingesetzt können gerade Software-Tools im Projektalltag sehr unterstützend wirken. Und eines steht fest: genau wie in vielen anderen Bereichen spielt auch in Projekten Zeit eine wichtige Rolle. Der Knackpunkt dabei: oft beißen sich Unternehmen an den Methoden des klassischen Zeitmanagements die Zähne aus: zu unflexibel, zu unkreativ für das Projektmanagement.

Im Vortrag lernten die rund 20 Workshop-Teilnehmer daher spezielle Software-Werkzeuge kennen, die für ein wirksames Zeitmanagement speziell in der Projektarbeit wichtig sind. So zeigte Robert anhand der agilen Projektmanagement-Tools „JIRA“ und „Confluence„, wie Aufgaben und Teams neu organisiert werden können. Die Resonanz der Teilnehmer war sehr positiv – zu unserer Freude!

Ein paar Vorträge und Workshops später nahte sich der inhaltliche Teil des erwicon dann langsam dem Ende. Die Podiumsdiskussion unter dem Thema „Innovativ, flexibel, optimiert und schnell – Fluch oder Segen für Unternehmen und Mitarbeiter?“ bildete den Abschluss der Veranstaltung. Doch was wäre ein Kongress ohne eine entsprechende Abendveranstaltung? 😉 Diese fand dieses Mal auf dem Zalando-Gelände statt. Hier hatte man noch einmal die Möglichkeit, bei entspannter Musik sowie gutem Essen und Trinken mit dem ein oder anderen ins Gespräch zu kommen. Bei einer Führung vom Standortleiter Daniel Behlert durch die Hallen Zalandos bekam man sogar einen kleinen Eindruck von den komplexen Arbeitsprozessen in der Logistik.

Insgesamt war es ein sehr interessanter Tag mit guten inhaltlichen Programmpunkten. Und egal, wo man hinschaut – das Thema Zeit ist und bleibt privat als auch beruflich ein wichtiges Thema. Der erwicon bot dafür eine ideale Plattform.

In diesem Sinne, bis bald!

Euer Scitotec-Team

P.S. Nachfolgend noch einige Impressionen:

Die Frage nach der Zeit – erwicon 2015

Wer kennt es nicht: auf dem Schreibtisch wartet ein Berg voller Aufgaben, der nicht schrumpfen will; im Posteingang befinden sich zig E-Mails, die beantwortet werden müssen und nebenbei gilt es auch die gestellten Anforderungen im Unternehmen stets zu erfüllen. Meist ist dann nur eines nicht im ausreichenden Maße vorhanden: Zeit.

erwicon 2015
Quelle: erfurt.de

Dem Aspekt Zeit wird sich auch der kommende Erfurter Wirtschaftskongress, kurz erwicon, widmen: „Faktor Zeit: Mess- und planbar oder doch die große Unbekannte?“, lautet das Hauptthema, unter dem der Fachkongress in diesem Jahr steht.

Seit nun mehr über 10 Jahren, genau genommen zum 14. Mal, wird der Wirtschaftskongress in Erfurt ausgetragen und bietet Interessierten eine Plattform zum Austausch und Vernetzen. Im vergangenen Jahr waren wir auch schon mit dabei.

In der eintägigen Veranstaltung erwarten die Besucher Vorträge, Workshops und eine Podiumsdiskussion, in denen Referenten Tipps, Tricks und Best Practices rund um das Thema Zeit vorstellen werden. Darüberhinaus gibt es eine begleitende Ausstellung mit einer Vielzahl an Ausstellern aus der Wirtschaft.

Auch wir werden uns nicht die Gelegenheit entgehen lassen, um im Rahmen des erwicon 2015 etwas zum Thema Zeit beizutragen. Im Vortrag „(Software-)Werkzeuge für das effektive Zeitmanagement im Unternehmen“ werden wir einige Methoden vorstellen, die Euch dabei helfen können, Aufgaben besser zu organisieren und einen effektiveren Umgang mit Zeit zu erzielen. Habt Ihr Interesse? Dann meldet Euch am besten gleich an. Alle Einzelheiten zum Programm findet Ihr hier. Wir würden uns freuen, Euch auf dem erwicon 2015 begrüßen zu dürfen!

Euer Scitotec-Team

Scitotec auf dem erwicon 2015

[JIRA Blogserie]: Mehr Transparenz in Projekten

Transparenz

Wisst Ihr, an welcher Aufgabe eure Kollegen gerade arbeiten? Oder welche Aufgaben noch anstehen oder bereits erledigt sind? Transparenz heißt das Stichwort und ist in vielen Unternehmen keine Selbstverständlichkeit. Viele wissen nicht einmal, was überhaupt die Aufgaben des jeweils anderen sind. Die Folgen davon können ganz unterschiedlich zum Ausdruck kommen: Missverständnisse entstehen, Aufgaben überschneiden sich oder werden unter Umständen doppelt ausgeführt. Das kostet nicht nur Nerven, sondern auch schlimmstenfalls Geld. Transparenz in Projektarbeiten ist demnach ein wesentlicher Punkt, um für einen flüssigen Arbeits- bzw. Projektablauf zu sorgen.

Vorgangssuche

Mit JIRA sollen derartige Undurchsichtigkeiten und Probleme zukünftig vermieden werden. Wie? Ganz einfach: Mithilfe des Tools seht ihr, wie die Prioritäten der Vorgänge definiert sind, welche Aufgaben im Augenblick von welchem Kollegen bearbeitet werden, welche weiteren Aufgaben geplant und welche abgeschlossen sind. In diesem Zusammengang ermöglicht euch die Statusfunktion, jederzeit nachvollziehen zu können, wie der aktuelle Bearbeitungsstand bestimmter Vorgänge ist. Auch der zeitliche Aspekt spielt eine wichtige Rolle in Projekten: Wann kann ich mit der Zuarbeit eines bestimmten Kollegen rechnen oder wie lange sitze ich schon an einer Aufgabe? Um auch hier Klarheit zu schaffen, kann sowohl die bereits benötigte Zeit als auch die geschätzte Zeit für bestimmte Vorgänge exakt festgehalten werden. Der Vorteil dabei? Ihr behaltet stets den Überblick, wie lange bereits an einer bestimmten Aufgabe gearbeitet und wie viel Zeit noch in etwa dafür benötigt wird. Diese Informationen sind nicht nur intern, das heißt, innerhalb des Projektteams von Vorteil, sondern auch für Außenstehende, beispielsweise für Projektmanager oder Auftraggeber von großer Bedeutung. Denn eins steht fest: Transparenz schafft in der Regel Vertrauen und stärkt letztlich auch die Beziehung zu den Geschäftspartnern – eine Win-Win-Situation also, sowohl für das eigene Unternehmen als auch für den Auftraggeber bzw. Kunden.