Zeitmanagement: So geht’s!

Egal ob bei Stress an der Arbeit, in der Uni oder bei privaten Projekten, eines fehlt immer: die Zeit. Durch viele Aufgaben, die in einem bestimmten Zeitraum erledigt werden müssen, verzettelt man sich häufig und verliert so leicht das Ziel aus den Augen. Auch für uns ist es wichtig, immer die Zeit im Blick zu behalten, damit unsere Projekte rechtzeitig fertig werden. Deshalb haben wir uns mit dem Thema „Zeitmanagement“ auseinandergesetzt und ein paar Tipps für Euch dazu zusammengefasst, damit auch Ihr im neuen Jahr erfolgreich planen könnt.

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Arbeitsumgebung anpassen

Auf der Arbeit gibt es viele externe Störfaktoren, die unsere Konzentration und die damit verbunden Effektivität unserer Leistung mindern können. Das kann schon bei dem nicht aufgeräumten Schreibtisch beginnen. Wenn beim Arbeitsplatz allerdings stets auf Ordnung geachtet wird, dann findet man schnell alle Dokumente und Informationen, die man benötigt. In Gemeinschaftsbüros ist es außerdem wichtig, die Lautstärke auf das Minimale zu reduzieren, um die Konzentration von Dir und Deinen Mitmenschen zu erhalten. Wir raten Euch, alle Handys auf stumm oder lautlos zu schalten und interne Kommunikationen in einen Chatroom zu verlegen. Denn wenn Ihr in Ruhe arbeiten könnt, dann kommt Ihr oftmals schneller und effektiver an Euer Ziel.

Prioritäten festlegen

Wenn Ihr also dazu bereit seid, die Arbeit zu beginnen, dann ist es an der Zeit, Eure Prioritäten festzulegen. Dabei solltet Ihr einem einfachen Prinzip folgen, das festlegt, welche Aufgaben wichtig und welche nicht so wichtig sind. Die wichtigen Aufgaben solltet Ihr als Erstes erledigen, danach die anderen. Wir raten Euch, nicht zu viele Prioritätenebenen anzulegen, da Ihr Euch so leichter verzettelt.

Ziele festlegen

Wenn Ihr Eure Prioritäten festgelegt habt, dann könnt Ihr nun die Ziele bestimmen. Versucht die Zeit, die Ihr für jede Aufgabe benötigt, festzusetzen. Werdet Euch klar, wann Ihr wie viel schafft und lasst Euch Pufferzeiten zwischen den einzelnen Aufgaben, um eventuelle Abweichungen mit einzubeziehen. Schafft Euch klare und realisierbare Ziele, dann steht Euren Erfolg nicht mehr viel im Weg. Wenn Ihr Euch dabei jedoch nicht sicher seid, dann probiert es mit der SMART-Methode. Das Ziel sollte spezifisch, messbar, anspruchsvoll, realistisch und terminiert sein. Zum Beispiel will ich einen Blogeintrag über das Zeitmanagement verfassen, der bis zum 10.01.2016 erstellt werden soll. Somit habe ich ein spezifisches, realistisches und anspruchsvolles Ziel, den Beitrag, der messbar und terminiert auf den 10.01.2016 ist, zu schreiben.

Auf eine Aufgabe konzentrieren

Vielleicht habt Ihr schon bemerkt, dass es sinnvoller ist, sich einer Aufgabe voll und ganz zu widmen, als mit Multitasking (das ohnehin nicht funktioniert) mehrere Aufgaben mit einmal zu bewältigen. Wenn Ihr einen klaren Workflow ohne Unterbrechung zu Ende bringt, dann habt Ihr schneller und effektiver gearbeitet, als wenn Ihr drei verschiedene Aufgaben gleichzeitig meistern wollt. Also raten wir Euch, auf Nebenaufgaben zu verzichten und eine nach der anderen anzugehen.

Eigenes Leistungshoch ausnutzen

Jeder von uns hat eine produktive und eine nicht so produktive Arbeitsphase. Wenn man diese effektiv nutzt, dann kann man am Ende des Arbeitstags auf eine Menge erledigter Aufgaben zurückschauen. Für einen Großteil ist das erste Leistungshoch am Vormittag. Dort sollte man alle wichtigen Aufgaben erledigen. Das Tief folgt meist gegen Mittag. Hier sollte man lieber keine Aufgaben mit einem hohen Konzentrationsbedarf erledigen. Wenn die produktive Zeit richtig genutzt wird, lässt sich viel Zeit sparen.

Verhältnis zwischen Aufwand und Nutzen

Bei einem Projekt solltet Ihr immer abschätzen, wie viel Aufwand für welches Resultat sorgt. Wichtige Aufgaben können zwar im Missverhältnis liegen, aber eine Kosten-Nutzen-Analyse ist trotzdem empfehlenswert. Wenn bei einer weniger wichtigen Aufgabe das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht stimmt, dann lohnt es sich, sich mit Kollegen abzusprechen und ein Projekt bei Bedarf auszusortieren. So könnt Ihr Eure Zeit für wichtigere Projekte freihalten.

Lernen, „Nein“ zu sagen

Es lohnt sich, öfter „Nein“ zu sagen, denn wenn Ihr immer „Ja“ zu neuen Projekten oder zu Hilfestellungen sagt, dann kommt Ihr mit Eurer eigenen Arbeit nicht voran bzw. hinterher. Wir empfehlen, immer zuerst die eigenen Aufgaben zu erledigen und danach auf die Wünsche der Kollegen einzugehen. So könnt Ihr effektiver Eure Projekte bearbeiten, ohne in Zeitdruck zu geraten.

Aufgaben aussortieren

Wenn Ihr während der Bearbeitung einer Aufgabe merkt, dass sie nicht realisierbar ist, das Kosten-Nutzen-Verhältnis nicht stimmt oder die Aufgabe wegen Unwichtigkeit nur aufgeschoben wird, dann solltet Ihr Euch mit Euren Kollegen und Euren Chef absprechen und gegebenenfalls die Aufgaben aussortieren. Das spart Zeit und im Endeffekt auch Geld.

Aufgaben beenden

Wenn Ihr dabei seid, eine Aufgabe zu bearbeiten, dann raten wir Euch, diese ohne Unterbrechung zu beenden. Durch einen Workflow, den Ihr nicht unterbrecht, spart Ihr Euch Zeit, die Ihr zum mehrmaligen Wiedereinarbeiten benötigt. Falls es jedoch nicht möglich ist, die Aufgabe an einem Stück zu bearbeiten, haben wir eine Methode für Euch: die Salami-Taktik. Es handelt sich um eine Herangehensweise aus dem Projektmanagement. Die Aufgabe wird in einzelne Schritte zerlegt und nacheinander abgearbeitet. Es gibt vordefinierte Punkte für eine Pause, die Euch den Wiedereinstieg in die Aufgabe erleichtern.

Das waren die für uns wichtigsten Punkte zu dem Thema „Zeitmanagement“. Wir hoffen wir konnten Euch weiter helfen und ein paar nützliche Tipps geben. Falls Ihr noch eine Frage zu diesem Thema habt, dann stellt sie uns doch einfach in den Kommentaren.

Euer Scitotec Team

 

 

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